Számla (szállítólevél, árajánlat, megrendelés) készítés           

Ez a rész az egész rendszer súlypontja, hiszen itt történik a számlák elkészítése, ennek adatait dolgozza fel a program összes többi alprogramja.

Itt a számla készítésén mutatjuk be az összes dokumentum(szállítólevél, árajánlat, megrendelés) elkészítését, hiszen néhány adattartalmi eltérésen kívül nagyon hasonló az előállításuk menete.

A legjelentősebb adattartalmi eltérés a megrendelő és a többi dokumentum között van, hiszen ebben az esetben mi vagyunk a megrendelők, tehát a szállítóinkkal vesszük fel a kapcsolatot

a megrendelés folytán, míg az összes többi a vevőknek szól ! Technikailag azonban a dokumentum előállítása csaknem megegyezik.

Jól előkészített törzsállományokkal érdemes belekezdeni, de ha ezt valaki elmulasztotta,

itt is be lehet vinni munka közben a törzseket, de olyankor meg kell állni néhány pillanatra a törzsállmányok kiegészítése miatt.

A képernyőn egy hagyományos számla szerkezete látszik: a bal felső részen a szállító adatai,

a jobb felsőn a vevőé, alatta az azonosító és dátum adatok, a középső részen a számla tételei,

míg legalul az ÁFA kulcsonkénti bontás, a végösszegek és a megjegyzés.

Az adatbevitel a felső sorban a számla identifikálásával kezdődik. Meg lehet adni egyszerű bejelöléssel, hogy végszamla, előleg számla, vagy helyesbitő számla kitöltéséről van e szó.

A helyesbítő számla bejelölése esetén esetén középen egy felirat figyelmeztet arra, hogy a megjegyzésben feltétlenül tüntessük fel a helyesbítendő számla számát.

Az átutalásos/készpénzes választás értelemszerű. (mindig figyeljünk arra, hogy a fizetési mód megadása során ehhez illeszkedőt válasszunk)

A számla nyelve a jogszabályok szerint legfeljebb kétnyelvű lehet, tehát az itt kiválasztott a magyar mellett másodikként értendő. Ha nem a magyart választjuk akkor a képernyőn a feliratok is átváltanak a választott idegen nyelvre. Az adott számla nyomtatáskor alapértelmezésként a magyar mellett ezen a nyelven fog nyomtatódni, de ez is állítható és tulajdonképpen tisztán magyarul, vagy bármilyen kombinációban kinyomtatható egy számla.

A következő választási lehetőség a pénznem. Ha nem a forintot választjuk akkor egy felirat figyelmeztet arra, hogy az árfolyamot állítsuk be a szükséges értékre.

Szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések esetében természetesen csak a nyelvet és a pénznemet lehet megválasztani a legfelső sorban.

A száma tulajdonképpeni kitöltése ekkor kezdődik mégpedig a vevő kiválasztásával.

A szállító adatai vagyis a mi adataink adottak, mégpedig a beállítások menücsoport/ felhasználói alapadatok programrészben.

A vevő neve melletti keresőgomb lenyomásával egy felugró listából kiválaszthatjuk partnerünket, akinek az összes szükséges adata megjelenik a megfelelő adatmezőkben (cím, adószám, közösségi adószám, bankszámla) Lényeges, hogy a törzsállományokban ezek az adatok ki legyenek töltve. Amennyiben nincsenek itt megteheti anélkül, hogy el kellene hagynia a számlázási programrészt, mégpedig a behívó menü (narancssárga gomb alul) segítségével,

amely szinte a rendszer bármely részét képes párhuzamos futtatási módban 'behívni'

Ha még egyáltalán nincs a partnere felvezetve itt azt is megteheti, mégpedig a kereső ablakban van egy kék gomb 'új partner felvezetése' felirattal. Ezt megnyomva szintén a partnerkarbantartás programrésze jelentkezik be.

A vevő kiválasztása után láthatjuk, hogy a számlaszám generálása megtörtént.

A számlaszámok a következőképpen épülnek fel:

példa:            2006-000027-VA

Az első négy számjegy a tárgyévet jelöli, a kötőjel után egy sorban, folyamatosan növekvő

hatjegyű sorszám következik, majd ismét kötőjel után két betű, ami a felső sor választásaiból generálódik. Esetünkben a 'V' a végszámlát az 'A' az átutalásost jelenti. Az első betű tehát lehet 'E' vagy 'H' is míg a második betű 'K' (készpénzes) lehet az 'A'-n kívül. (így tehát hat kombináció van)

Ezek alapján az utolsó két betűböl lehet következtetni a számla jellegére

Ha a vevőt kiválasztottuk a vezérlés a fizetési módra kerül. Itt is ki lehet választani az adatmező melletti keresőgombbal egy előre beállított értéket, de szabadkézzel is be lehet írni egy tetszőleges egyedi szöveget.

A teljesítés időpontja következik, amit a mellette levő naptár gombbal a legegyszerűbb bevinni, de kézzel folyamatosan is beüthetjük a dátumot.

Dátumbeviteli szabályok: ha csak egyetlen számot ütünk le + Enter akkor a rendszer ezt kiegészíti az aktuális évvel és hónappal. Tehát ha leütünk egy 5-öst +Enter akkor az eredmény

(feltéve, hogy most 2006 novembere van)

2006.11.05  lesz

ezt fel lehetne vinni 6.11.5 formában is. Ha nap, hónap kerül beütésre, akkor a rendszer az aktuális évvel egészít ki.

Következik a számla kelte. Itt arra kell figyelnünk, hogy ez a dátum nem előzheti meg a megelőző számlák kitöltési időpontját.

Számla lejárata: ugyanaz a módszer, mint az előbbieknél

Az ezután következő engedmény mező tulajdonképpen csak kisegítő szerepet tölt be, itt lehet megadni, hogy a számla tételeinek felvezetése során mit tekintsen alapértelmezett engedménynek a program. Ezt minden sorban automatikusan felajánlja és beviszi, de ott a táblázatban ezt felül is lehet bírálni. Tulajdonképpen az általános engedmény mértékét jelöli.

A megjegyzés mezőbe kézzel vagy a kereső gomb segítségével bevihetjük megfelelő megjegyzésünket, majd következhet a táblázat (számla tételek) felvezetésének

feladata.

A számla tételeit egy előre formázott Excel-hez hasonló táblázatba vezetjük fel. Ha jól megnézzük a táblázat mellett balra három gomb látható, amik mindig a megfelelő időben

aktívak, illetve inaktívak. Jelen esetben az első tétel felvezetése előtt csak az 'új sor' gomb aktív, tehát ezt megnyomva kezdeményezhetjük egy új sor felvezetését.

A táblázatban megnyíló sárga adatmező jobb oldalán szintén egy kereső gomb található, azt megnyomva a feljövő listából kiválaszthatjuk a kivánt terméket, szolgáltatást. ha még nincs felvezetve, akkor itt is megtehetjük. ('új termék felvitele' gomb)

A termék a kiválsztás után a táblázatba kerül szj/vtsz, ár, egység stb. adataival együtt. Fontos megjegyezni, hogy ha devizás számlát töltünk ki (nem Ft a pénznem), akkor az aktuális árfolyam alapján a táblázatban az áradatok már az adott pénznemre átszámolva jelentkeznek.

Ezután írhatjuk be közvetlenül a táblázat mennyiség oszlopába a megfelelő mennyiségi adatunkat, ugyanígy változtathatunk, ha akarunk az egységáron, az adott sorhoz tartozó engedmény %-on, vagy egy kereső gomb segítségével az ÁFA kódon.

Ez a táblázat a számla lezárásáig, rögzítéséig módosítható a megfelelő sor megfelelő adatán való szimpla vagy dupla kattintással, majd az érték beírásával. Egy sor szerkesztésének lezárása mindíg az Enter billentyűvel történik.

A táblázatból egy sort kitörölni úgy lehet, hogy a világoskék sávot (kurzor) ráállítjuk a törölni kivánt sorra, majd a táblázat bal oldalán megnyomjuk a törlés gombot.

Miközben a táblázat kitöltésével foglalkozunk, a képernyő alján az ÁFA kulcs szerinti kimutatás és a végösszegek folyamatosan újra kiszámolódnak és mutatják az  éppen aktuális állapotot.

A táblázat kitöltése után még két teendőnk van. Be lehet vinni alul a végösszeg alatti mezőbe

azt, hogy a szóbanforgó összegből mennyi az ami már pénzügyileg rendezett (például előleg

számlák utáni végszámla esetében)

Ezután beírhatjuk, vagy kiválaszthatjuk a számla alján megjelenő megjegyzést és a felvezetéssel tulajdonképpen készen vagyunk.

Még egyszer meg kell nézni az összes adatot, hogy nem feledkeztünk e meg valamiről, vagy esetleg módosítani kell valamit, majd a bal alsó kék színű 'tárolás' gombbal elindíthatjuk a számla tárolását. A következő képet kapjuk:

A tárolás előtt a lehúzható listán állítsuk be a megfelelő vevőadatot, majd a 'rendben' gomb lenyomására a tárolás megtörténik. (Ha minden rendben van, ha nem akkor a rendszer figyelmeztet a hiányosságokra, problémákra)

Ezután a következő képet látjuk:

Vagyis a számla elkészült válaszhatja az azonnali kinyomtatást, vagy az 'új számla' gomb lenyomásával egy újabb számla felvitelét kezdhetjük el.

Nem kötelező a számlát most azonnal kinyomtatni, megteheti ezt a számla karbantartásban

is, a rendszer úgyis számon tartja, hogy egy adott számla ki lett e nyomtatva. Az eredeti példány ott is kinyomtatható.

Ha a nyomtatást választja a következő képet kapja:

Megjelenik a számla képe és a bal alsó sarokban be lehet állítani a nyomtatási paramétereket.

Meg lehet választani a nyomtatót, amelyen a számlát ki akarjuk nyomtatni, a fel le nyilakkal be lehet állítani a példányszámot és végül a lehúzható listával ki lehet választani a nyomtatás nyelvét.

Ha ezután a nyomtatás gombot megnyomjuk a nyomtatás előnézeti kép bukkan fel.

Ez természetesen csak egy kicsinyített kép ahol a részletek nem látszanak.

A már ismert módon a bal felső gombbal el lehet indítani a nyomtatást vagy a piros X-el

ki lehet belőle ugrani (ekkor a rendszer nem tekinti kinyomtatottnak a számlát.)

A fentebb leírt adatfelviteli és nyomtatási folyamatot tetszőleges és szükséges számban

megismételhetjük.

lásd még:   Általános kezelési útmutató

                Működési jellemzők