Számlák (szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések) karbantartása 
|
Számlák (szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések) karbantartása |
|
.Belépéskor a rendszer rövid 'gondolkodás' után (mialatt összeállítja a számlaállományt) egy nagy kétsoros listaboxot hoz a képernyőre. A listabox felett egy lehúzható lista van, ezen állíthatjuk be, hogy mely számlákat szeretnénk látni. Alapértelmezettként belépéskor a vevők összes számlái megjelennek a listaboxban. Minden számláról két sor található a listában, mely minden fontos adatukat tartalmazza. Ha egy számlasorra duplán kattintunk, vagy a képernyő alján levő 'megjelenítés, nyomtatás, sztornózás' gombra nyomunk a számla azonnal felbukkan.
A késve fizetett számlák esetében a kiegyenlítés dátuma mellett, a ki nem egyenlített számlák esetében a hátralék összege mellett látható egy sárga felkiáltójel. A túlfizetett számláknál a hátralék összege mellett egy kék felkiáltójel jelentkezik. Egyedül a 'rendben' levő rendezett számláknál nem látható a képernyőn semmiféle jelzés.. A mintaállományban ebből kevés van, mivel kissé figyelmetlenül töltöttük ki a kiegyenlítési időpontokat. A lehúzható listában áttérhetünk a számlák egy másik körére, az eredmény tizedmásodpercek alatt megjelenik. A következő lehetőségeink adödnak:
Szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések esetében csak az 'összes' és a sztornózottak listája választható.
A képernyő alján levő összesítő panelben mindig megjelennek az adott csoportra vonatkozó összesített adatok, valamint az odatartozó számlák száma. Az egyes sorokban a kiegyenlítések halmozott összesenje található, ha egy számlára több kiegyenlítés is történt, akkor, mint a címsorban is látszik a Space billentyű leütésére feltárul az adott számla részletes története. Előtte persze vagy egérrel, vagy billentyűvel rá kell pozicionálni a kivánt számlára.
A listaboxban működik a fejlécre történő kattintással végezhető rendezés. Mivel alapállapotban a számlák számlaszám szerint vannak rendezve növekvő sorrendben, ha a számla kelte fejlécre kattintunk, akkor azonnal átrendeződnek eszerint.
A számlák között szűrést is lehet végezni az alul látható szűrés menüponttal. A szűrés együttműködik az előre programozott kategóriákkal és azokon belül mutatja a megfelelések eredményét. Tehát ha például a fenti lehúzható listában a
- vevő kiegyenlítetlen számlái-n állunk
és az 1 millió Ft feletti összegű számlákra szűrtünk, akkor a listaboxban természetesen csak az 1 millió feletti kiegyenlítetlen vevőszámlák fognak megjelenni.
Nyomtatás esetén a listában aktuálisan szereplő, számlák adatai kerülnek nyomtatásra, ez lehet szűrt, vagy szűrés nélküli teljes lista is.
A képernyő bal felső részén a 'partnerkód' felirat alatt egy adatmező és egy kereső gomb van.
A partnerre keresés a szokásos ABC rendben zajlik, kiválasztás után a kivánt partner számlái azonnal megjelennek a listaboxban. Az alul látható összesítések itt is érvényesek. A képernyő felső részén megjelenik a partner neve. A partner üzemmód, vagyis, ha meg van adva egy partner, akkor az mindig kombináltan működik az általános beállítással. Ha a partnerválasztás előtt pédául a 'vevő kiegyenlítetlen' beállítás volt érvényben és kiválasztjuk például az 'Eperjes Rt'-t, akkor a megjelenő lista a 'Eperjes Rt' kiegyenlítetlen vevői számláit fogja mutatni. Öt ilyen számlát talált a rendszer. Ha a már kiválasztott partnerhez változtatjuk az általános beállításokat a lehúzható menüvel, akkor is az adott kombinációnak megfelelő lista fog megjelenni. Összefoglalva tehát: az általános beállítás mindig érvényben van. Ha meg van adva egy partner, akkor azzal kombináltan működik, ha nincs, akkor önmagában mutatja az egész számlaállományra vonatkozó listát. Amennyiben a vörös 'X' gombbal megszüntetjük a partner kijelöltségét, akkor a lista egy pillanat alatt visszatér az összes vevői kiegyenlítetlen számlához. (22 db) Nézzük az alsó menüsor elemeit. Az első használata a legegyszerűbb. Az 'átalakít' gombra kattintva tulajdonképpen egy számla (szállítólevél, árajánlat stb..) klónozást hajthatunk végre. Az adott dokumentum sorai egy új ablakban jelennek meg, ahol az adott bizonylatból előállíthatjuk a nekünk megfelelőt. A leggyakoribb eset valószínűleg a szállítólevélből-számla és a számlából-számla variáció lehet. Ha az újonnan felbukkanó ablakban elvégeztük az uj dokumentum rögzítését, akkor ott a kilépést választva visszatérünk ide a karbantartásba, ahonnan az egészet kezdeményeztük.
A 'kiegyenlítések' gombra kattintva elvégezhetjük a bankkivonaton szereplő beérkezett összegek, kiegyenlítések rögzítését.
A felbukkanó ablak felső részén egy listaboxban láthatjuk az aktuális számlára érkezett eddigi kiegyenlítéseket (a legtöbb számlán persze csak egy kiegyenlítés van, de feltételezhetünk részkiegyenlítéseket) alul pedig annyi kiegyenlítést vihetünk fel hozzá amíg a teljes számla kiegyenlítése meg nem történik. Ehhez be kell vinnünk a kiegyenlítés dátumát, összegét, valamint a lehúzható listából ki kell választanunk, hogy mely bankba (vagy pénztárba) érkezett. Mindezt megelőzően persze a bal oldalon egy kattintással be kell állítani, hogy banki átutalásról, vagy pénztári befizetésről van e szó.
Szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések esetében kiegyenlítési funkció természetesen nincs.
A 'Megjelenítés, nyomtatás, sztornózás' gomb a nevének megfelelő funkciókat látja el, azaz itt is ki lehet a számlák eredeti vagy másolati példányát nyomtatni, a számlákat (szállítóleveleket, árajánlatokat stb.) itt lehet sztornózni, és a gomb segítségével a számla képe természetesen megjelenik a képernyőn.
A felbukkanó számla alján levő menüsoron a számlázásnál már megismert módon lehet a számlát kinyomtatni. (nyomtatási paraméterek beállítása, nyomtatás gomb lenyomása)
A sztornózás gombot lenyomva egy biztonsági kérdés jelenik meg a képernyőn, amely arra kiváncsi, hogy valóban le akarjuk e sztornózni az adott számlát. Amennyiben igen, akkor a rendben gomb megnyomása után a gép új sorszámmal, de a sztornózottra történő hivatkozással negatív értékekkel készít egy sztornó számlát, amely a folytonosan növekvő számlasorszámozás következtében jelenlegi állományunk végére kerül. A rendszer a sztornó számlára feljegyzi, hogy az melyik számlát sztornózza, a sztornózottra pedig, hogy mely számla által vált sztornózottá.
Szállítólevelek, árajánlatok, megrendelések esetében a sztornózás nem jár együtt egy új dokumentum kiállításával, ilyenkor egy megjegyzés kerül a sztornózott dokumentumra, ami a sztornózás tényére utal. A továbbiakban ezen bizonylatok külön összesítésbe kerülnek és külön listában is kérhetők le.
lásd még: Általános kezelési útmutató |
