|
- A programok telepítése során lépjen ki minden olyan alkalmazásból, amire az adott pillanatban éppen nincs szüksége (természetesen a vírusfigyelő rendszert, az esetleges tűzfalat, vagy az alapvető rendszeralkalmazásokat nem kell leállítania) Ha a programok indítása során mégis problémákat tapasztal, akkor próbálkozhat a memória tehermentesítésével, vagy végső esetben a gép újraindításával is.
- Ha a nyomtatás során a nyomtatási kép megjelenítésében esetleg zavart tapasztal, akkor azt jelezze felénk, megadjuk az aktuális nyomtató driver szükséges verziószámát a frissítéshez.
- Az adatkönyvtárak létrehozásánál (cégnyitás) lehetőleg rövid, frappáns cég és könyvtárneveket adjon meg, és az elnevezéseket lehetőleg ugyanolyan elv szerint alakítsa ki minden felvezetett cég esetében.
- Gondolja át, hogy adatkönyvtárait hová akarja elhelyezni, a helyi gépre, vagy hálózatra. Akárhová teszi is őket, lehetőleg egy adatfőkönyvtárból nyíljanak, vagy nagyon nagy cégállomány esetén évenként nyisson egy adatfőkönyvtárat. A rosszul megválasztott adatallokáció a későbbiekben nagy odafigyeléssel korrigálható.
- Gondolja át a gyűjtőkódok szükségességének és alkalmazásának mikéntjét, mivel az utólagos adatbevitel, vagy módosítás meglehetősen fáradtságos. Azon, kissé nagyobb vállalkozások esetében javasoljuk használatukat, ahol az elsődleges számviteli információknál többre van szükség és valamilyen kalkulációs vagy költség, esetleg bevétel elkülönítési és csoportosítási igény jelentkezik.
A törzsek kialakításának lehetséges szempontjai: A számlatörzs kialakítása során a számlacsoportok felvitelénél figyeljen arra, hogy minden számlacsoportot rögzítsen, amelyet a kivonatban látni akar, ennél többet azonban nem. A számlatörzs tartalma csak a mérleg, eredménykimutatás és a stat.mutatószámok esetében várja el a szakmai ajánlásokhoz való közelítést. Az ÁFA kódtörzs kialakítása lehetőleg kövesse az adóbevallási nyomtatvány szerkezetét. A kód legyen rövid, akár 01-től 99-ig is lehetséges a megadása.A partner kódtörzs esetében szintén a lehetőleg rövid kód (első számjegyében a vevő vagy szállítói típusra utalva) de még inkább a rövid megnevezés a fontos, mivel ezt lehetőség szerint szerepeltetni kellene a gazdasági esemény leírásában. A szállítóként és vevőként is jelentkező partnert mindkét szerepkörében ajánlott rögzíteni. Ajánlott a partnerek egyéb adatainak megadása (pld a cím, adószám stb..)
A nyitási és zárási műveletek zavartalansága valamint a bankszámla kivonat és pénztárjelentés egyeztetők működése érdekében vezesse fel a bankszámla, pénztár,szállító és vevő főkönyvi számok törzseit.
- Gondolja végig és szisztematikusan használja a pénzügyi azonosító (számla azonosító - számlaszám) adatot.
- A könyvelés során csak a számlák és a halasztott fizetésű műveletek esetén használja a könyvelési sor 'számla' részének adatait.
- A könyvelés során jelentősen gyorsíthatja az adatbevitelt, ha a gép óráját a rögzítés időtartamára visszaállítja a könyvelt hónapra, hiszen a dátum mezők esetében ekkor csak a napot kell megadni.
- Használjon gyakran grafikai megjelenítéseket, az esetleges kontírozási hibák kiszűrésére. A grafikus megjelenítések sok esetben nagyon szemléletesen megmutatják a problémákat.
- A géptől való hosszabb távollét esetén legalább a rendszerek főmenűjébe lépjen vissza.
- Biztonsági mentéseket legalább három példányban készítsen (nem egyidőben) és minden 'rizikósnak' tekinthető művelet előtt végezze el azt .
- Amennyiben számszaki zavart észlel végezzen teljes újraszámolást, ha pedig adatsérülésre gyanakszik akkor újraindexelést.
- A szervízprogramok műveletei közül figyeljen azokra, melyek hálózatos üzemmód esetében megkivánják az exkluziv hozzáférést.
- A feljegyzések-észrevételek, vagy a szövegboxok elavulttá vált bejegyzéseit időközönként ajánlott törölni.
- A különböző törlési, másolási, áthelyezési műveleteket lehetőleg gyakorlottabb munkatárs végezze, ha nem biztos egy művelet eredményében, akkor mindenképpen készítsen előtte biztonsági másolatot az adatállományról.
- Fontolja meg, hogy szükséges e biztonsági korlátozásokat bevezetni. Ha igen, például a kezelők gyakorlatlansága, vagy hozzáférési okok miatt, akkor a 'programkezelők' menüpontban adjon az 'admin'-nak jelszót, majd vezesse fel a felhasználókat és szabályoza jogosultságaikat.
|
