Könyvelés soronként           

A soronkénti könyvelés (vegyes könyvelés) mint már említettük minden egyes sort külön

szerkeszt meg és tárol le az átmeneti állományba. A tartozik és követel sorok összeállítása ezzel a módszerrel sokkal szabadabb, viszont mivel itt a gép csak keveset tud 'segíteni' a rögzítési munka valamivel lassabb. Belépve a programrészbe az átmeneti állomány karbantartó listaboxa és képernyője nyílik meg előttünk:

A tároló ezen a képen üres, a cím mellett jobbra látható az utoljára könyvelt (szerkesztett és letárolt) könyvelési sor sorszáma (esetünkben 1642-es)  A karbantartás (bevitel, módosítás, törlés) az alsó menüsorral oldható meg, a kész tételek tárolása pedig a képernyő jobb alsó sarkában látható nagy tárolás gombbal kezdeményezhető. Kezdjük az adatbevitellel. Bal alsó sarok, új sor (insert) menüpont és a következő képet kapjuk:

A képen egy kis értékű tárgyi eszköz écs. elszámolás tartozik sora látható. A szükséges adatmezők ki vannak töltve, a képernyő alján látszik, hogy be van jelölve a tartozik jelölőkör, már csak a 'rendben' gombra kattintás (vagy Home billentyű) van vissza és vihetjük fel a követel oldali sort is. Nézzük meg azonban az adatmezőket. A dátum mező bevitele kézzel a következő lehet. Ha egy sima 8-at ütünk az adatmezőbe és Enter, akkor a program ezt automatikusan kiegészíti az aktuális évvel és hónappal, azaz a végeredmény 2007/03/08 lesz (mivel most 2007 márciusa van) Ha azt adjuk az adatmezőbe, hogy ,3,7 (a vesszők fontosak) akkor az eredmény 2007/03/07 lesz, azaz csak az évvel egészítette ki a rendszer a beírtakat. Ebből következően a 2,3,4 beírás eredménye 2002/03/04 lesz. Ha a dátum mező melleti kis naptár ikonra kattintunk, akkor egy naptár jelenik meg, amin előre, hátra lapozva kereshetjük meg és jelölhetjük be a kivánt dátumot, bár ez kicst lassabb, mint egy két billentyűt leütni.

Az egész  adatbeviteli lapon az Enter, illetve a Tab billentyűkkel lehet előrefelé haladni, a Shift-Tab és a fel nyil-lal pedig visszafelé. Ez csak akkor egyszerű, ha közben megfelelő adatokat ütünk az adatmezőkbe, mert ezeket a rendszer közben ellenőrzi  és pédául rossz számlaszám, vagy nem megfelelő bármilyen más törzsadat esetén azonnal megállít és az adott törzsadat segédképernyőjén felajánlja a keresgélést.

A dátum kitöltése után a bizonylat (15 karakter) következik, ez egy sima gépelési feladat, nem ellenőrzött és ugrik az esemény mezőre. Itt 40 karakterbe sűrítve kell összefoglalni a gazdasági esemény leírását, hacsak abban a bizonyos esemény-törzsben nincsen véletlenül meg, mert akkor az adatmező melletti gombbal hívható az eseménytörzs és 'berántható' az adat, megkimélve minket egy kis gépeléstől.

A jól kialakított eseményleíró törzs sokat gyorsíthat a bevitelen. (a jelen példa olyan speciális, hogy ezt nem valószinű, hogy valaki letárolná az eseménytörzsébe)

Menjünk tovább, a számlaszám következik. Beütését a rendszer ellenőrzi, hiba esetén jön a segédképernyő, ami a mellette levő gombbal különben is hívható.

Egy igazi könyvelő ezt nemigen hibázza el és segédképernyőre sincs szüksége.

Nem említettük még, hogy az adatmezők melletti segédképernyők nemcsak a gombra kattintással hívhatók meg, hanem úgy is, ha az adatmezőbe csillag karaktert ütünk.

Számlaszám esetén ennek eredménye:

:

vagyis a segítő ablak ráállt a számlatörzs első bejegyzésére. Ha '55*'-ot ütöttünk volna, akkor az 55-ös számlacsoport első bejegyzésétől indult volna a listázás. Lapozzunk, vagy pozicionáljunk a megfelelő számlára és a dupla kattintás, vagy Enter berántja a megfelelő számlaszámot az adatmezőbe. A segítő ablakban levő Tab-fülre (ami most szintén nem látszik) kattintva megváltoztatható a listázás sorrendisége, áttérhetünk számlaszám sorrendről névsorrendre stb...

Összeg: numerikus mező, begépelés, utána Enter, ha valamit számolgatni kellene egy számológép van elhelyezve az adatmező mellett, amiből ha Esc-el kiszállunk az éppen aktuális számot 'berántja' az adatmezőbe, nem kell kézzel beírni.

ÁFA kód: A nagy gonddal összeállított ÁFA törzsünk kód adatát kell beírni, de ahogy már hangsúlyoztuk csak a nettó összeg sorába. Jelen esetben nincs rá szükség, a vegyes könyvelésben elsősorban akkor jöhet szóba, ha valamilyen speciális ok miatt itt könyvelünk számlát.(nem, ajánlott)

ÁFA összeg: Ha van ÁFA kód, akkor annak kulcsából rögtön kiszámolódik, és már mehetünk is.

Partnerkód: Itt nem jellemző, de ha valamiért mégis itt könyvelünk számlát, akkor az Áfával ellentétben ezt mindíg a bruttó összeg sorába írjuk, hiszen a partnerekkel bruttó módon számolunk el.

Gyűjtő1 és gyűjtő2 kód: Ez teljesen tetszőleges, mivel szabadon kialakítható törzsekről van szó, aminek logikája is annak megfelelő.

Kezelése az előbbiekhez hasonló, vagy jót ütünk, vagy jön a segédállomány.

Általában elmondható, hogy ha 5-9 számlaosztálybeli elemet gyűjtünk, akkor a nettó sorát kell 'begyűjtőzni', ha 1-4 beli elemet, akkor a bruttó sort.

Ellenszámla: gépelési feladat

Napló:ha használjuk, akkor ezt érdemes a segédállományból berántani.

A tartozik, vagy követel jelleg bejelölése történhet egérkattintással és billentyűvel is, mi az egész adatbevitel során a billentyűzést javasoljuk, hiszen gépelni mindenképpen kell és nem túl szerencsés, hogy többfelé kapkodjunk. Egy ilyen könyvelési sor rögzítése a gyakorlottság mértékétől függően 10-30 másodperc lehet.

A Home gombot lenyomva a sor bekerül az átmeneti állományba és Insertre már indulhat is a követel szerkesztése. Ezúttal kissé könnyebb dolgunk lesz, mivel ha egy sort lekönyveltünk, akkor már élnek a képernyő jobb felső részén levő ismétlőbillentyűk.

F8 leütésére az előző sor összes adata bemásolódik a megfelelő adatmezőbe és csak a változó adatokat kell átírni. F4 hatására csak a fejléc (dátum, bizonylat, esemény) ismétlődik (mi ezt javasoljuk) és a vezérlés már ugrik is a számlaszámra.

Bármelyik adatmezőben vagyunk PgDn-re az előző sor hasonló adatát bemásolja a program az aktuális mezőbe.

Nem esett szó a képernyő jobb oldalán levő adatmezőkről. Azokat csak akkor kell kitölteni, ha számlát könyvelünk ezen a helyen, ami ugye nem jellemző, tehát azok tartalmát, majd az eseménykönyvelésnél tárgyaljuk.

A képernyő jobb alsó részén található a behívó menü gomb, ami arra szolgál, hogy könyvelés közben ne kelljen kiugrálni, ha nem vittünk fel valami törzsadatot. A megfelelő törzskarbantartó program a felbukkanó 'popup' menü segítségével indítható.

Könyveljük le a követel oldalt is, és a kis kétsoros könyvelési tételünk a következő látványt fogja nyújtani az átmeneti állomány listaboxában:

A felső sor vörös szinü lenne, de mivel a kék cursor sáv rajta áll ezért nem látszik.

A képen jól látható, hogy a listabox tetején van 3 Tab-fül, amikre kattintva, csak a tartozik, csak a követel, vagy mindkét fajta sor láthatóvá válik. Két könyvelési sor esetén ez nemigen lehet lényeges, tehát nézzük a listabox alatti piros-zöld összesítőket.

Mindkettő 40.000 ,tehát a tartozik-követel egyenlőség fennáll, a tárolást elindíthatjuk.

(Ha ez nem áll fenn, akkor a program figyelmeztet.)

Az átmeneti állományban levő sorokat megnézhetjük akasztófa-nézetben is. A képernyő címsorában látható, hogy a Space (hosszú) billentyút leütve válik ez lehetővé.

Eredménye:

Ilyen kis tétel esetén ennek sincs sok értelme, de soklábas könyvelések esetén jelentősen javíthatja az áttekinthetőséget.

Nincs más hátra könyveljük le tételünket. Home billentyű, vagy kattintás a nagy 'Tárolás' gombon és jön a kérdező ablak.

Amennyiben nem írunk be semmit, akkor a tétel a következő, azaz 1643-as sorszámot kapja, ha beírunk valamit (ez általában nem javasolt) akkor a beírtat. Vigyázat, ha beírunk valamit és az a sorszám már létezik, akkor a sorok hozzáíródnak a már meglevő tételhez.

Home billentyű, vagy kattintás: a tétel a megadott sorszámon tárolásra kerül, az átmeneti állomány kiürül és jöhet a következő. Ez természetesen ennél sokkal gyorsabban történik a valóságban.

Térjünk át a főmenün keresztül a bizonylatkönyvelésbe.

lásd még: Általános kezelési útmutató

              Működési jellemzők

              Bizonylat könyvelés