Import a számla rendszerből           

Ez a programrész arra szolgál, hogy a számlázó rendszerrel készített számlák

ott már lekönyvelt adatait a főkönyvi programban ne legyen szükséges újra kézzel könyvelni, hanem a számlázás biztonsági mentése segítségével az adatokat a főkönyvbe importálhassuk.

Első lépésként az szükséges, hogy a számlázási rendszerben csináljunk egy biztonsági mentést az adatokról. (ha a számlázás másik gépen van, akkor lemezre, ha nem, akkor a gépen bárhová, de az útvonalat jegyezzük meg)

Az importálás végrehajtása előtt minden esetben készítsünk biztonsági másolatot a főkönyvi rendszer adatairól is, hogy az esetlegesen sikertelen, vagy rosszul végrehajtott import esetén az eredeti állapotot vissza tudjuk állítani !!!

Ezután lépjünk be a főkönyvi rendszerbe, azon belül is abba az adatkönyvtárba (könyvelésbe) ahová az adatokat importálni akarjuk.

Indítsuk el a 'szervízprogramok/import a számla rendszerből'  menüpontját és a következő képet kapjuk:

Itt első lépésként adjuk meg a számla állomány biztonsági mentésének útvonalát (amit az imént készítettünk el) hiszen ebből akarjuk az adatokat importálni. Az 'Indítás' gomb segítségével az állományok (több segédképernyő mejelenése mellett) beolvasása elindul és a következő kép jelenik meg:

A bemásolás után egy dupla listabox jelenik meg a képernyőn, a bal oldali az importálandó, a jobb oldali a cél állomány (jelenlegi könyvelési állomány) adataival. Az importálandó állományból (számlázási adatok) először ki kell választani azokat a könyvelési sorokat, amelyeket be akarunk bemásolni.

Itt az egyes számlák, illetve kiegyenlítések tételenként áláhúzva jelennek meg a

listaboxban.

Mivel nem akarjuk mindig az egész állományt bemásolni (hiszen ekkor a már előzőleg

bemásoltak állandóan duplikálódnának) ki kell választanunk azt az időszakot, amelynek

számla adatait most kívánjuk importálni.

Ezt a bal alsó részen levő dátum adatok kijelölésével tehetjük meg. Adjuk meg pld a

a 2006.06.01 és 2006.06.30 közötti időpontot, akkor csak a júniusi számlák és

kiegyenlítesek látszanak a listaboxban, és ezek kerünek importálásra.

(A dátumadatok a teljesítés időpontjait jelentik, tehát nem a számla keltéről, vagy egyéb

dátumról van szó)

Az így kiválasztott állományt a szűrés gomb segítségével tovább finomíthatjuk, (ha például ki akarunk venni még belőle egy adott sorszám, vagy számlaazonosító adatait) de erre általában már nincs szükség, az adatokat kijelöltük, az importálást az 'indítás' gomb segítségével elindíthatjuk. Ekkor a tényleges végrehajtás előtt még egy újabb képernyőt kapunk:

Ez arra figyelmeztet minket, hogy a számlázási és főkönyvi rendszer törzsállományait össze kell hangolnunk az importálás tényleges végrehajtása előtt.

(Itt még ki lehet ugrani az egész import menüpontból következmények nélkül a 'kilépés' gombbal.)

A képernyő felső részén fel vannak sorolva a számla rendszer által használt főkönyvi számlaszámok. Aménnyiben a főkönyvi programban nem ugyanezek a megfelelőik, akkor írja át őket a mellettük lévő adatmezőben !

Alul egy listabox látható, ahol a megfeleltetés lehetséges problémái vannak felsorolva.

Ilyenek lehetnek:

- egy adott főkönyvi szám, ÁFA kód, vagy partner kód nem létezik a főkönyvi rendszerben

Ekkor a képernyő felső részén levő 'behívó menü' gomb segítségével hívja be az adott törzsállomány karbantartó programját, és pótolja  a hiányosságot !

- egy adott főkönyvi számnak, ÁFA kódnak, partner kódnak más a tartalma az egyik rendszerben, mint a másikban.

Ez már komolyabb problémát jelent, hiszen ekkor a főkönyvi rendszerben a már lekönyvelt

adatokat át kell mozgatnunk egy másik kód alá. Ehhez ki kell lépnünk és végre kell hajtanunk egy kötegelt adatcserét.

Vegyünk egy példát:

A '01' kódú partner a számla rendszerben X a főkönyvben Y. Létre kell hoznunk Y-nak egy új partnerkódot a partnertörzsben. Át kell mennünk a kötegelt adatcsere menüpontba és az

eddig '01' partnerkódon levő adatokat át kell mozgatnunk Y új partnerkódjára.

Ezután a '01' partnerkód megnevezését változtassuk X-re, és az importálás máris indítható.

Úgyanígy működik az átmozgatás a különböző tartalmú ÁFA kódok, vagy főkönyvi számlaszámok esetén is.

Ha a két rendszer adatainak megnevezéseiben csak formai eltérések vannak, akkor nem kell

változtatni ('Kiss Kft' , vagy 'Kiss-Kft')

Ha a két rendszer tartalmi elemeinek összehangolása megtörtént, az 'indítás' gomb segítségével az importálás most már ténylegesen végrehajtható.

Az importálás után mindig végezzen hibaellenőrzést !!!

Ha a végeredmény nem egyezik az elvárásokkal, az eredeti állapotot az előzetes főkönyvi mentés visszatöltésével helyreállíthatja. (ha nincs mentése, ami reméljük nem fordul elő, akkor az újonnan beimportált sorokat kell egyenként törölni)

lásd még:   Működési jellemzők