ÁAlapos használatba vétel és működtetés           

A telepítés és regisztráció után érdemes időt szánni arra, hogy végiggondoljuk a rendszer működtetésének alapkérdéseit, mivel a későbbiekre nézve sok időt és energiát takaríthatunk meg, ha az első lépéseknél nem választunk olyan beállításokat, amelyeket a későbbiekben vissza kell vonnunk, át kell szerveznünk. (Ilyen mindig adódik, de a számát minimalizálni kell)

Üzembehelyezési preferenciák:

- Gondoljuk át, hogy adatkönyvtárainkat, hová akarjuk elhelyezni, a helyi gépre, vagy háló-

zatra (ajánlott a 100 Mbit-es sebesség) Akárhová tesszük is őket, lehetőleg egy adatfő-

könyvtárból nyíljanak, vagy nagyon nagy cégállomány esetén évenként nyissunk egy

adatfőkönyvtárat.

A rosszul megválasztott adatallokáció a későbbiekben, a Működési jellemzők fejezetben

leírtak szerint, alapos odafigyelés mellett korrigálható.

Ezután nyissuk meg a könyvelni kivánt cégek adatkönyvtárait az adat főkönyvtárban,

majd minden cég esetében adjuk meg a felhasználói alapadatokat. (Beállítások menü)

Célszerű egy 'Minta2006' vagy egyéb nevű céges adatkönyvtárban létrehozni a mintának

tekintendő számla, partner, ÁFA, és gyűjtő kódtörzseket, hogy ezeket a későbbiekben

a megfelelő helyre másolással megtakarítsuk az állandó törzsadat rögzítést. (A napló,

gazd. esemény, pénznem, fizetési mód, sablon törzsek 'közösek', az összes adat-

könyvtárban használhatók.) Természetesen a törzsadat másolások az 'éles' adat-

könyvtárakból is lehetségesek, de könnyebben kezelhetők egy helyről.

- A számlatörzs kialakítása során a számlacsoportok felvitelénél figyeljünk arra, hogy

minden számlacsoportot rögzítsünk, amelyet a kivonatban látni akarunk, ennél többet

azonban nem. A számlatörzs tartalma csak a mérleg, eredménykimutatás és a stat.

mutatószámok esetében várja el a szakmai ajánlásokhoz való közelítést.

- Az ÁFA kódtörzs kialakítása lehetőleg kövesse az adóbevallási nyomtatvány szerke-

zetét. A kód legyen rövid, akár 01-től 99-ig is lehetséges a megadása.

- A partner kódtörzs esetében szintén a lehetőleg rövid kód (első számjegyében a vevő

vagy szállítói típusra utalva) de még inkább a rövid megnevezés a fontos, mivel ezt

lehetőség szerint szerepeltetni kellene a gazdasági esemény leírásában.

A szállítóként és vevőként is jelentkező partnert mindkét szerepkörében ajánlott

rögzíteni. Ajánlott a partnerek egyéb adatainak megadása (pld a cím, adószám stb..)

- A gyűjtő kódok alkalmazását szintén előre át kell gondolni, mivel az utólagos adat-

bevitel, vagy módosítás meglehetősen fáradtságos. Azon, kissé nagyobb vállalkozá-

sok esetében javasoljuk használatukat, ahol az elsődleges számviteli információknál

többre van szükség és valamilyen kalkulációs vagy költség, esetleg bevétel elkülönítési

igény jelentkezik.

Természetesen a törzsállományok a könyvelés menetében jelentősen bővülhetnek, így

nem várható el az előzetes teljes körű adatfelvitel. Az esetleg rosszul megválasztott

törzsadat-szerkezet év közben is módosítható 'Kötegelt adatcsere' menüponttal.

A nyitási és zárási műveletek zavartalansága valamint a bankszámlakivonat és

pénztár- jelentés egyeztetők működése érdekében vezessük fel a bankszámla, pénztár,

szállító és vevő főkönyvi számok törzseit.

- Fontoljuk meg, hogy szükséges e biztonsági korlátozásokat bevezetni. Ha igen, például

a kezelők gyakorlatlansága, vagy hozzáférési okok miatt, akkor a 'programkezelők'

menüpontban adjunk az 'admin'-nak jelszót, majd vezessük fel a felhasználókat és

szabályozzuk jogosultságaikat.

Működési preferenciák:

- Gondoljuk végig és szisztematikusan használjuk a pénzügyi azonosító (számla azonosító) adatot. (Javasolt a partnerkód/számlasorszám kombináció)

- A könyvelés során csak a számlák és a halasztott fizetésű műveletek esetén használjuk

a könyvelési sor 'számla' részének adatait.

- Amennyiben képernyőfelbontása eltér a megkivánt 800x600-as felbontástól, akkor a

program átállítja azt, majd a rendszer használatának befejezése után az eredeti

felbontás visszaállítható.

- A könyvelés során jelentősen gyorsíthatja az adatbevitelt, ha a gép óráját a rögzítés

időtartamára visszaállítjuk a könyvelt hónapra, hiszen a dátum mezők esetében ekkor

csak a napot kell megadni.

- Használjuk gyakran a grafikai megjelenítéseket, az esetleges kontírozási hibák

kiszűrésére.

- A géptől való hosszabb távollét esetén legalább a rendszer főmenűjébe térjünk vissza.

- Biztonsági mentéseinket legalább három példányban készítsük (nem egyidőben) és

minden 'rizikósnak' tekinthető művelet előtt végezzük el azt.

- Amennyiben számszaki zavart észlelünk végezzünk teljes újraszámolást, ha pedig

adatsérülésre gyanakszunk akkor újraindexelést.

- A szervízprogramok műveletei közül figyeljünk azokra, melyek hálózatos üzemmód

esetében megkivánják az exkluziv hozzáférést.

- A feljegyzések-észrevételek elavulttá vált bejegyzéseit időközönként ajánlott törölni.

- A különböző törlési, másolási, áthelyezési műveleteket lehetőleg gyakorlottabb

munkatárs végezze, ha nem vagyunk biztosak egy művelet eredményében, akkor

mindenképpen készítsünk előtte biztonsági másolatot az adatállományról.