Eszköz törzs           

Az eszközök törzsállománya egy ezzel foglalkozó programban természetesen a legfontosabb alapadat állomány, így ennek karbantartását részletesen kell tárgyalni.

Ez a törzsadatok menüoszlop első menüpontja, és a behívó menü (programtérkép) segítségével a rendszer szinte bármely pontjáról közvetlenül hívható.

A képernyőn egy szimpla nagy méretű listabox jelenik meg, alatta egy karbantartó menüsor, a képernyő bal alsó részén pedig, ha a képállomány fel van töltve, mindíg látszik az éppen aktuális eszköz képe is. A listabox alatt egy kettős megjelenítő panel látszik, aminek felső részén az éppen aktuális eszköz értékadatai láthatók, míg az alsó részen ugyanezen adatok összesítve az eszközállomány egészére.

Az 'új adat' menüponttal lehet új eszközöket felvezetni az állományba, a 'módosítással' változtatni a felvitt adatokon. Törölni csak azon eszközöket lehet, amelyeken még semmiféle mozgás nem volt. A szűrés menüponttal szelektálni lehet az eszközök között, hogy melyek legyenek láthatók a listaboxban.

Nézzük át, hogy a felvitel során milyen adatokat kell megadnunk a rendszer számára.

Egy eszközről igen sok adat vihető fel, a felviteli képernyőt nem is lehetett egy ablakkal megoldani, ezért a felviteli ablakon jónéhány 'fül' látható (összesen kilenc)

Az adatok nagy részének megadása nem is kötelező, de számos adat felvitele kötelezővé van téve (ezeket az adatmező mellett felirat jelzi) és ezek megadása nélkül az adott eszköz adatai nem is tárolhatók le. Ha az adatfelvitel során a 'rendben' gombot lenyomva a tárolás nem akar megtörténni, akkor rendszerint az a probléma oka, hogy egy kötelező mezőt nem töltöttünk ki.Ilyenkor a programvezérlés rendszerint oda is ugrik a kitöltetlen kötelező adatmezőre.

A feljövő adatbeviteli ablak:

Az ablakon látszik a kilenc adatbeviteli fül, amelyekre kattintva tovább lehet lépni az adatbevitel következő oldalára. A felvihető adatok ennek megfelelően kilenc csoportba vannak sorolva. Alapadatok, beszerzési adatok, műszaki adatok, leírási adatok, időpont adatok, kontírozási adatok, érték adatok, tartozék adatok és megjegyzések.

Az első fülön a fontosabb azonosító adatok rögzítése történik. Ezek a leltári szám (egyedi azonosító) megnevezés stb. a képen látható sorrendben.

Az eszközcsoport, a szervezeti egység, a vámtarifa szám, a tárolási hely, valamint a leltárfelelős bevitelének esetén segítséget is kérhetünk az adatmezők mellett látható kereső gombokkal, hiszen ezek önálló segédállományok is, amelyeket a program más részein lehet feltölteni. Az első öt adat megadása kötelező az első fülön.

Az egyes eszközökhöz képeket is lehet rendelni a jobb oldalon látható narancssárga választó gombokkal.

A második adatbeviteli fülön az eszköz beszerzéssel kapcsolatos adatai láthatók.

Ezek közül tulajdonképpen egy sem kötelező, de valójában nem árt kitölteni őket, mivel jelentősen könnyíthetik a későbbi könyvelési adatfelvitelt. A beszerzés dátuma mindenképpen lényeges adat.

A harmadik adatbeviteli fül a műszaki tájékoztató adatokat tartalmazza.

A legelső adatmezőben kell kiválasztanunk a karton típusát, azaz, hogy milyen jellegű műszaki adatokat tartalmazzon az eszközről az adatlap. Az egyes kartontípusok változtatásával jól láthatóan változnak az adatmezők megnevezései.

Nyilvánvalóan mást kell nyilvántartani egy ingatlanról, mást egy járműről és mást egy szellemi termékről.

Azért is lényeges az adatlap fülek mind teljesebb kitöltése, mivel ezek az adatok jelennek  meg az eszköz egyedi nyilvántartó lapján is.

A negyedik adatlap fül a leírási adatokat tartalmazza, és mivel ezek a könyvelésben és az amortizáció elszámolásban is fontos szerepet játszanak, ezért majd mindegyik kötelező.

Nézzük őket egyenként.

Limitált bruttó érték: Ebben a mezőben kell megadni azt, ha az eszköznek nem a teljes bruttó értékére számolható el amortizáció, hanem csak bizonyos részére. (pld nagyértékű személygépkocsik)

Leírás módja: hatféle módon történhet az automatizált értékcsökkenési leírás.

A leggyakrabban használt a lineáris időarányos. lehetőség van még a teljesítményarányos, degresszív, progresszív, abszolút összegú leírások használatára is.

Az egyedi kézi értékcsökkenés könyvelést általában a kis értékű eszközöknél alkalmazzák. A leírás módjának kiválasztása szerint lesznek a megfelelő adatmezők a lapon aktívak, vagy inaktívak. például a teljesítményarányos választása esetén a leírási százalékok eltűnnek és a lejjebb levő teljesítményekkel kapcsolatos adatmezők válnak aktívvá. Ezen leírási mód választása esetén nagyon lényeges, hogy az értékcsökkenés elszámolásának időpontjában az 'elszámolandó teljesítmény' adatmezőben az aktuális teljesítményadatok szerepeljenek.

A leírási alap mezőben választhatjuk meg, hogy az értékcsökkenés a bruttó vagy a nettó értékre vetítve történjék e. Az esetek túlnyomó többségében a bruttó értéket használják.

Az ötödik adatlap fül megint csak lényeges adatokat tartalmaz, az eszközzel kapcsoatos időpont adatokat. Az elszámolás kezdete kötelező, mivel ettől az időponttól indul az értékcsökkenési leírás. Az aktiválás és az esetleges eladás dátumát automatikusan jegyzi fel a rendszer a könyvelés alapján. A kivezetéssel és selejtezéssel kapcsolatos adatokat manuálisan kell rögzíteni, karbantartani. Nagyon fontos, hogy ezek mindíg naprakészek legyenek.

A hatodik fülön a kontírozással kapcsolatos adatok rögzíthetők. Lényeges megjegyezni, hogy ide csak akkor vigyen fel adatot, ha az eszköz egyedi kontírozású, azaz eltér az eszközcsoportjának adataitól. Ha itt vannak adatok, akkor ezek az elsődlegesek, ha nincsenek, akkor az eszközcsoport adatait használja fel a rendszer a könyvelés és az értékcsökkenési leírás során.

A hetedik fülön az eszköz értékadatai láthatók a kétféle (számviteli törvény és adótörvény) szerinti metódussal kiszámolva, illetve a nyitó adatsorral kibővítve.

Ezen adatokat a program automatikusan állítja elő a könyvelés és az amortizációs elszámolás során. Ezeket csak megnézni lehet, ezekkel kapcsolatos adatbeviteli feladat nincs.

A nyolcadik fülön egy, az eszközhöz kapcsolódó tartozék nyilvántartás látható.

Ezt a táblázatban szerkesztés módszerével lehet karbantartani. A kezelés egyszerű, fel van írva a képernyőre. A bevitel gombbal kell kezdeményezni a felvitelt és a Tab gombbal előrefelé haladva (Shift-Tab =vissza) lehet azadatmezőket sorban kitölteni. A sorbevitelt Enterrel lehet nyugtázni. A tábázat mellett látható módosítás és törlés gombokkal lehet a karbantartást végrehajtani.

A kilencedik, utolsó fülön egy nagyméretű megjegyzés rovat található, ahol az eszközzel kapcsolatos minden egyéb feljegyzés eltárolható. A megjegyzés 3000 karakter lehet, tehát akár elég bő lére is lehet ereszteni a feljegyzéseinket.

Nagyon lényeges, hogy az eszköztörzs adatait folyamatosan tartsuk karban, mert a nem aktualizált adatok problémát okozhatnak mind az eszközkönyvelésben, mind az értékcsökkenés elszámolásban !!

lásd még:   Általános kezelési útmutató