Számlatörzs           

A számlatörzs kialakítása minden cégnél a számviteli politika egyik alappillére, ezért vél-

hetően minden vállalkozásnál naprakész, jól dokumentált és karbantartott. A Process a

szakirodalom által ajánlott számlatörzset preferálja legalább 2 összegfokozat mélységig.

Ennek a mérlegkészítésnél van jelentősége, sőt ott egy esetben a 119-es számlacso-

portnál a 4 összegfokozathoz ragaszkodik. A többi kimutatásnál, kivonatnál a számlatörzs szerkezetének ilyen mélységben nincs jelentősége.

A számlatörzs kialakításánál csak olyan számlaosztályokat és csoportokat alkalmazzon amelyeket,  viszont szeretne látni a főkönyvi kivonatban, ugyanis ott pontosan így fognak megjelenni (a 0 értékűek kivételével) A számlacsoportoknak nem kell azonos összegfokozatúaknak lenniük.

A karbantartó programrész képe:

A képernyőn látható a gördíthető listabox a már említett piros, zöld, szürke, kék

színű bejegyzésekkel, (számla száma, megnevezése) mellette látható az adott

főkönyvi számla forgalma szintén a megfelelő szinekkel, a számla tipusa, ami

számla, számlacsoport, illetve számlaosztály lehet, emellett pedig a könyvelést segítő adatok vannak az adott számlára vonatkozóan, nevezetesen, hogy az adott számlára könyvelve kötelező illtve nem kötelező az egyéb kódok megadása (ÁFA, partner, gyűjtő1-2)

A listabox felett jobbra egy grafikus gomb kisegítő információk grafikus megjelenítését teszi lehetővé a főkönyvi számlákkal kapcsolatban. Nézzünk egy példát ismét

erre grafikonra kattintva:

Természetesen ezek csak kiegészítő információk, de talán nem teljesen haszontalanok.

Folytassuk tovább a karbantartó képernyővel. A listabox alatt egy összesítés látható a

főkönyvi számlák mennyiségére vonatkozóan, alul a menüsorban pedig lehetőség van a számlaállomány exportálására Microsoft Excelbe (Excel'98 vagy későbbi változat) vagy CSV állományba továbbfeldolgozás céljára.

Ezek felett egy kapcsoló (check box) láthatö, melynek beixelésével azt lehet kérni a prog-

ramtól, hogy a listaboxban csak azon számlák jelenjenek meg, amelyeken forgalom mu-

tatkozik, jelentősen csökkentve ezzel az egérgörgető, illetve a fel, le nyilak kopását.

A jobb alsó részen egy total összesítő található, minden főkönyvi számla összesített

forgalmával. A képen látható példa esetében a könyvelés számszakilag helyesnek tűnik,

hiszen a 0-9 számlaosztály összegyenlege 0. Ezek a számok a programrészbe lépve

aktualizáltan (online) újraszámolódnak, tehát mindíg a legfrissebb helyzetet mutatják.

Nézzük tovább a monitor bal alsó részén látható karbantartó menüsorral.

Az Új adat, módosítás, törlés gombok a főkönyvi számlák felvitelét, változtatását illetve

feleslegességük esetén törlését teszik lehetővé.Adatbevitel kezdeményezése az 'Új adat'

gombra kattintással, vagy Insert billentyú leütésével lehetséges.

Új adat felvitele:

Mint látható csupa olyan adatot kér a rendszer, amiről az előbb már szó volt. Csupán a felső két mezőt kell billentyűzni, az alatta levő adatok egérrel kijelölhetők a jelölőkörbe történő kattintással. Ezek természetesen vezérelhetők billentyűről is a fel,le,jobbra,balra nyilakkal.

Az adatbevitel nyugtázása a 'rendben' gombbal történik, vagy - mint felette látható- a Home billentyű leütésére is tárolva lesznek az adatok.

A módosítás kezdeményezése többféle lehet. Legegyszerűbb, ha a megfelelő számlasorra duplán kattintunk a listaboxban. alternatív megoldás a kék sávnak a kivánt számlára állítása majd az alsó menüsoron a módosítás gombra kattintás. Billentyűről: Tab-bal a listaboxra állunk, ott a nyilakkal a megfelelő számlára pozicionálunk, azután Entert ütünk és ismét az adatbevitel képernyője jelentkezik, ahol elvégezhetjük a módosítást.

Számlaszámot csak abban az esetben lehet módosítani, ha nincs még rajta forgalom,

az összes többi adat módosítása korlátozások nélkül lehetséges.

A törlés esetében ugyanez a helyzet, csak forgalommentes főkönyvi szám esetén engedélyezett.A törlést egy biztonsági kérdés után hajtja végre a rendszer.

Az 'új adat' gomb feletti sárga pozíció felirat adatmezőjébe írt adattal gyors pozicionálást

lehet végezni. A listában oda ugrik a vezérlés, ahová itt kérjük tőle. Ez az adat lehet egy

konkrét számlaszám, de számlaszám részlet is. A bevitelt Enterrel, vagy Tab-bal nyugtázhatjuk.

Térjünk át a jobb alsó részen látható menügombokra. A nyomtatás egy tetszőleges főkönyvi számla intervallumot küld nyomtatásra. Képe:

Mint látható a 112 - 493 intervallumot adtuk meg, azaz csaknem a teljes 1.-4. számlaosztályt

A nyomtatáshoz segédképernyöt vettünk igénybe - a nyomtatási intervallum beíró képernyőjén az adatmezők mellett látható vöröses gombot megnyomva éa azokon duplákat kattintva a kiválasztáshoz. Erre természetesen már egy közepesen gyakorlott könyvelőnek sincs szüksége, hiszen a számokat azonnal 'fejből' beírja.

A nyomtatás gombra kattintva a következő nyomtatás-előnézeti kép tárul elénk:

A nagyítást lapszélességűre állítottuk, hogy ebben a doumentumban látható legyen, eredetileg feleekkorával jelentkezik be a program. A képernyő felső részén látható nyomtató ikonra kattintva azonnal megindítható a nyomtatás, amelynek eredménye ugyanilyen lesz nyomtatott formában is. A mellette látható nagy piros X a kilépést szolgálja nyomtatás nélkül, az emellett levő nagyítóval pedig az elönézeti kép akár 300 %-osra is nagyítható. A sor és oszl(op) melletti nyilakkal az előnézeti képen látható oldalak száma növelhető, illetve csökkenthető horizontális és vertikális irányban. A legfelső sorban levő menűben ugyanezek a funkciók megtalálhatók és

ezen kivül még kijelölhető a nyomtatandó tartomány is. (oldaltól... oldalig...)

Folytassuk a szűrés menüpont (gomb) elemzésével, melyet szintén csak itt tárgyalunk részletesen, a programban számos helyen beépítettük, de működése mindenhol hasonló.

Alapvető funkciója, hogy a listaboxban levő adatok közül csak azok legyenek láthatóak, melyeket a szűrési feltételekben meghatároztunk. A gombra kattintva a következő szűrőképernyő ugrik a monitor előterébe:

A szűrőképernyő három oszlopra tagolódik. Az elsőben a kivánt adatmező határozható meg egy legördülő listából. Esetünkben a számlaszámot kértük első és második szűrőfeltételnek

Azaz a számlaszám legyen nagyobb= '4'-nél, de kisebb= '49999' tehát a 4-es számlaosz-

tályba tartozzon,továbbá tartozik, vagy követel értéke legyen 'T' azaz tartozik egyenlegű

legyen. A második oszlopban az operátor határozható meg, ami ilyen egyszerű szűréseknél: 'Tartalmazza', 'Kezdődik', '=', 'Nem=', '>=' és '<=' lehet szintén legördülő listából kiválasztva. A harmadik oszlopba kattintva nincs legördülő lista, egy sima adatmezőbe kell beírni az összehasonlítási értéket.(értékeket)

A Rendben gombra kattintva tizedmásodperc alatt jelentkezik az eredmény a lista-

boxban. A következő 17 számlánk maradt:

A 'bentmaradt' számlák vörös szinén jól látszik, hogy valóban tartozik egyenlegűek, összesítésük a jobb alsó sarokban megtalálható. Ugyanezt az eredményt adta volna egyszerűbben ha a számlaszám mellé operátornak azt választottuk volna, hogy 'Kezdődik' '4' vagyis négyessel kezdődik, mert akkor két sorban úsztuk volna meg az egészet, hiszen négyessel kezdődő számlaszámok tényleg csak a 4-es számlaosztályban vannak.

A szűrőképernyőn két gombsor található.  A fenti a konkrét adatok manipulálására szolgál

vagyis az aktuális sort törli, módosítja, az alsó hatása az egész szűrési képernyőre kiterjed.

A szűrés gombja felett látható élénk kék felirat azt jelzi, hogy aktív szűrőnk van érvényben

és annak kikapcsolásáig az adatállománynak csak egy része látható. Kikapcsolni a szűrést a szűrőképernyő ismételt előhívásával, és azon a törlés gomb megnyomásával lehet, ami után helyreáll az eredeti állapot, tehát mind a négyszáz-egynéhány számla és azok összegyenlege jelenik meg.

A fenti példák mind kipróbálhatók a mellékelt próba adatállományon, hiszen mi is abból készítettük őket.

Elhibázott szűrési feltételek megadása esetén a program hibaüzenetet ad, a listabox

üressé válik (hiszen nem talált a keresési kifejezésnek megfelelő eredményt)

Ekkor azonnal hívjuk meg újból a szűrési képernyőt és az alsó 'töröl' gombbal távolítsuk

el a kifejezéseket. A szűrés törlődik, a listaboxba visszatérnek az adatok.

(Számmezőkben ne keressünk neveket, dátumokat mindig pontosan határozzunk meg stb..)

A 'kilépés' (Esc) menűpont tárgyalásától e kimerítő fejezet végén eltekintünk.

lásd még:   Általános kezelési útmutató

              Működési jellemzők