Eszköz könyvelés           

Az eszköz könyvelés a felvezetett eszköz törzs és egyéb törzsadatok segítségével bizonylatonként rögzíti az eszközállományban bekövetkező különböző változásokat.

A bizonylatok felvezetése során a bizonylatsorok könyvelési sorokat generálnak, és ezek kerülnek könyvelésre a főkönyvi állományban. A megjelenő képernyőn jól látható mind a bizonylati, mind a könyvelési sorok adatboxa.

Ha a főkönyvi program is telepítve van a gépre, akkor a program a főkönyvi rendszerbe is 'belekönyveli' az adatokat, tehát semmiféle feladásra, vagy adatátadásra nincs szükség. Ha a főkönyvi rendszer nincs telepítve akkor is megjelennek a könyvelési sorok a rendszeren belül.

Egy felvezetett aktiválási bizonylat:

Három fő blokkja van az adatbevitelnek. A számlaadatok a képernyő felső részén, ahol a

számla szokásos  adatait, valamint a rendszer számára megkülönböztető egyedi azonosítóját kell beírni. (ezt természetesen csak a szállító, vevő és export-import bizonylatoknál kell megadni, a többi esetében ez a rész ki van kapcsolva.)

A második fő panel a könyvelési alapadatok. Itt a könyvelés alapvető adatait adjuk meg: a

gazd. esemény teljesítésének időpontját, a bizonylatszámot valamint az esemény leírását. (a napló beírása opcionális) Ezt minden bizonylat esetében meg kell adni.

A harmadik rész az egész bal oldalt elfoglaló könyvelési táblázat, ahol a bizonylathoz tartozó részletes kontírozási adatok kerülnek rögzítésre. Kezelése az alatta látható kezelő gombokkal, vagy az ezek felett látható billentyűkkel történik.

A könyvelési táblázat két listaboxból áll. A felsőben látható a bizonylat sorainak

listája, az alsóban pedig az éppen aktuális bizonylatsorhoz tartozó könyvelési sorok.

(tulajdonképpen ezek kerülnek könyvelésre) Egy szimpla szállító vagy vevő bizonylathoz

(amin nincs több ÁFA kulcs)  egy bizonylatsor és három könyvelési sor tartozik.

A felhasználó feladata a bizonylat sor (sorok) felvitele, a könyvelési sorokat a rendszer

generálja a bizonylat sor (sorok) alapján.

Az egyes beviteli blokkok kitöltését célszerű ebben a sorrendben végezni majd kitöltés után az alul látható nagy 'Tárolás' gombbal (Home billentyű) a bizonylat adatai egy kérdés után mentésre kerülnek a könyvelési állományba.

A bevitel javasolt módszere a bizonylat típusától függően eltérő:

- A már aktivált eszközzel kapcsolatos változást leíró bizonylatok esetében (terven felüli écs, értékhelyesbítés, kivezetés, selejtezés stb.) a tartalomtól függően kell megválasztani, hogy hány bizonylatsort rögzítsünk egy könyvelési sorszám alatt. Kivezetés esetén például ajánlott egy tételben felvezetni a bruttó, a terven felüli és a terv szerinti écs kivezetésének bizonylatsorait. Az eszköz esetleges eladását egy másik vevő bizonylat tételben javasolt rögzíteni.

- A szállító, vevő, export, import bizonylatok esetében célszerű egy számlát egy könyvelési sorszám alatt rögzíteni. (ezt nem kötelező betartani) Ezek általában (ha nincs több ÁFA kulcs vagy egyéb külön kontírozandó tétel rajtuk) egyetlen bizonylati sorból állnak, tehát a számla és a könyvelési alapadatok megadása után a bizonylati sort rögzítve elindíthatjuk a tárolást.

(Az adott bizonylat sorhoz jellemzően három könyvelési sor tartozik: a szállító vagy vevő, az ellenszámlája és az ÁFA könyvelési sora.) Ilyen módon minden egyes számla más könyvelési sorszámot kap.

- A pénztár bizonylatok esetében a bizonylathoz  több bizonylat sor tartozhat..

Ilyenkor az a javasolt, hogy töltsük ki az alapadatokat (számla és könyvelési) majd rögzítsük az első bizonylat sort. A rögzítés után ne tároljuk a tételt, hanem ugorjunk vissza az alapadatokhoz és a következő bizonylat sornak megfelelően állítsuk be őket, majd vigyük fel az ehhez tartozó bizonylat sort és újra ugorjunk vissza, amig a teljes bizonylat végére nem érünk. A tárolást ekkor indítsuk el.

- Vegyes bizonylatok esetében teljesen tetszőleges, hogy egy sorszám alatt egy vagy több bizonylatot tárolunk. Javasolt inkább az egy bizonylat-egy könyvelési sorszám elv, de ellenkező esetben sem adódik probléma.

Javasolt eljárás néhány gyakori mozgástípusnál:

1. Eszköz vásárlás és aktiválás

Egy szállítói (vagy pénztár kiadási) tételben vigyük fel a beszerzési bizonylatot, ezzel e beruházási főkönyvi számra kerül az eszköz (kivéve az immateriális eszközöknél, ahol azonnal a nyilvántartó számlára)

Ezután egy külön tételben rögzítsük az aktiválást.

2. Eladás

Egy tételben vigyük fel a kivezetéssel kapcsolatos bizonylat sorokat, majd egy külön vevői (vagy pénztár bevételi) tétellel rögzítsük az eladást

3. Nyitó tételekkel kapcsolatos feladatok.

A nyitást, ha van előző évi könyvelésünk, a rendszer automatikusan eszközönként elvégzi (új év nyitása menüpont) ha nincs, akkor első évben kézzel kell megnyitni a már meglevő eszközeinket. Ez egy egyszerű 'bruttó növekedés' bizonylat rögzítését jelenti, ahol a bizonylat mezőbe azt írjuk be, hogy 'nyitás' (a képernyőn fel is van tüntetve.) Ezután a nyitó értékcsökkenés adatot rögzítsük ugyanilyen módon a 'terv sz. écs. növekedés' bizonylattípussal.

A kézi nyitások esetén, ha a rendszer a főkönyvi könyveléssel integráltan működik, akkor csak technikai könyvelést alkalmazzunk (egy technikai számla tartozik és követel), mivel a főkönyvi rendszerben a főkönyvi számlák nyitása megtörténik.

Amennyiben a tárgyi eszköz rendszer magában működik, akkor a kézi nyitások a megfelelő főkönyvi számlákra történjenek.

4. Kisértékű eszközök könyvelése: ezek esetében javasolható az egy tételben történő könyvelés. Három bizonylatsorból fog állni a tétel. Egy beszerzési (szállító, vagy pénztár kiadás), egy aktiválási (aktiválás), majd egy azonnali 100 százalékos leírás, elszámolás, azaz egy terv szerinti écs bizonylatsorból.

5. Az összes többi bizonylattípusnál is lehetőleg tartsuk be az 'egy bizonylat - egy tétel elvet',

azaz egy gazdasági esemény egy elkülönült könyvelési sorszámként jelenjen meg a könyvelésben.

A szállító és vevő (import-export) bizonylatoknak itt az eszköz rendszerben csak az előírás részét lehet könyvelni, a kiegyenlítések felvitele már a főkönyvi program ügye.

A könyvelési alapadatok blokk alatt egy információs panel látható, amelyen mindig nyomon követhető, hogy könyvelésünknek (tárolás esetén) mi lesz a végeredménye.

Az adott bizonylattipushoz tartozó számla (szállítói bizonylat esetén például a szállító főkönyvi számla,ellenszámla és ÁFA főkönyvi számla (számlatörzs szerinti értéke) az aktuálisan könyvelt értékek, valamint a fiktív záró érték láthatók.

A könyvelési táblázat alatt is található egy összesítő. Itt csak a táblázatban levő sorok

nettó, ÁFA és bruttó összesenjeit mutatja a program.

A képernyő alsó részén levő behívó menü segítségével bármikor behívhatjuk a szükséges  törzskarbantartó alprogramot arra az esetre ha valamilyen törzsadatot kell felvinnünk, ami könyvelés közben leggyakrabban egy új eszköz,szállító, vagy vevő.

A számlapanelban (számla esetén) bejelölhető a stornó bizonylat check box-a, ha ez be van jelölve, akkor ellenoldali könyvelést végez a rendszer, vagyis a kontírozás a hagyományos számlaműveleteknek a fordítottja lesz. Ilyen módon lehet helyesbíteni, vagy stornózni a számlákat. A számlapanelban egy mezőben megjelenik az aktuális partner neve is, amellyel éppen dolgozunk.

Kezdjük az elején. A képernyő felső részén egy lehúzható listán lehet beállítani, hogy melyik bizonylattipust kivánjuk rögzíteni. Rendkivül egyszerű a használata: a lefelé nyilat kell megnyomni és a kivánt bizonylatra pozicionálni. (Egérrel is működik minden, de ezentúl csak a billentyűkezelést tárgyaljuk, mert az adatbevitel alapvetően billentyúről történik)

A választható bizonylattípusok:

- Szállító                                                                   (vásárlás, beszerzés)          

- Vevő                                                                       (eladás, értékesítés)

- Pénztár bevétel                                                        (eladás, értékesítés)

- Pénztár kiadás                                                        (vásárlás, beszerzés)

- Import                                                                     (vásárlás, beszerzés)

- Export                                                                     (eladás, értékesítés)

- Vegyes                                                                   (máshova nem sorolhatö)

- Bruttó növekedés                                                     (pld aktiválás, ráaktiválás)

- Bruttó csökkenés                                                  

- Terv szerinti écs. növekedés                           (lehetőleg csak kézi nyitásra használjuk)

- Terv szerinti écs. csökkenés                                

- Terven felüli écs. növekedés

- Terven felüli écs. csökkenés

- Terv szerinti écs. kivezetés

- Terven felüli écs. kivezetés

- Bruttó érték kivezetés

- Egyéb növekedés                                                     (pld értékhelyesbítés, átértékelés)

- Egyéb csökkenés

.

Itt kell megemlíteni, hogy a bizonylattípus választásától függően egyes adatmezők inak-

tívvá válnak,(vagyis nem lehet adatot beütni ezekbe a mezőkbe)  mégpedig azok, amelyek

az adott bizonylattípus szempontjából nem szükségesek. Például az összes közvetlen eszköz mozgás bizonylatnál és a vegyes bizonylatnál a teljes számla fejléc 'kikapcsol' stb..

Számlablokk:

Először a partnerkódot kéri a rendszer, amihez szükségünk lehet a segédképernyóre, vagy segédablakra, mert a partnerkódok fejből történő beírása nem feltétlenül elvárt.

Üssünk csillagot a mezőbe (vagy nyomjuk meg a mellette levő keresőgombot) és a

segédképernyő felugrik a partnerek listájával, mégpedig névsorrendben, mivel úgy gondoltuk,

hogy ez az egyszerűbb keresési módszer.

Bármilyen (betű) billentyűt ütünk le ezután, azt kezdőbetűnek tekinti a segédablak és

az adott betűvel kezdődő nevű partnerekhez ugrik. 'K' betűre tehát az első 'K' -val kezdődő

nevű partnertől kezdődik a listázás. Ezután már lényegesen könnyebb odapozicionálni a

megfelelőhöz, majd Enter és a partnerkód be van 'rántva' az adatmezőbe.

Számlaszám azonosító: Egyedi pénzügyi azonosító, a számlák legfőbb azonosító adata, amivel később visszakereshetőek lesznek. Használhatjuk erre a számla vagy bizonylatszámot vagy bármely más általunk gyártott azonosítót, a lényeg hogy minden számla esetében egyedi legyen.

A számlaazonosítót, számlaszámot beütés után a rendszer automatikusan kiegészíti a

partnerkóddal, hiszen a teljes egyediség csak ezáltal biztosítható.

A stornó, helyesbítő számlák esetén be kell jelölni a képernyőn a kis check-boxot és ebben az esetben a rendszer ellenkező oldali könyvelést hajt végre. Fontos, hogy a stornó és helyesbítő számlák egy már meglevő azonosítóra vonatkozzanak, mivel a foyószámla így tudja együtt kezelni őket. (stornózni, helyesbíteni természetesen csak már felvitt számlát lehet) A későbbiekben az adatbevitel során az azonosítót ajánlja fel a rendszer bizonylatszámnak is, de ezt nem kötelező elfogadni.

Az azonosíó felvitele során lehetőségünk van az adott partner folyószámlájának megtekintésére.

Amennyiben az azonosító mezőjébe csillagot ütünk (és a partnerkód korrektül ki van töltve) megjelenik az adott partner folyószámlája. Amennyiben szállító, vevő, vagy import bizonylattipusban vagyunk, akkor a teljes folyószámla, azaz minden a partnerhez tartozó számla látható. . Ezt a képernyő fejlécében a program jelzi.

Ennek a partnernek mindössze két számlája van, egyiket sem rendeztük még (ez a sárga felkiáltó jeleken valamint a kiegyenlítés hiányán látható) Ha a kurzor egy adott számlán áll, akkor a Space billentyűvel a számla részletei is megtekinthetőek. Az előírás és az esetleges részkiegyenlítések könyvelési sorai is megjelennek ilyenkor.

A kiegyenlítések könyvelése a főkönyvi rendszer feladata, de az ott felvitt adatok természetesen itt is láthatók.

Ha beütöttük az azonosítót, jön a következő: a fizetési mód. Csillag karakter és a feljövő

listából 'berántjuk' Számla kelte és lejárata a dátum bevitel szabályai szerint. A lejáratot

a rendszer ki is számolja a fizetési möd alapján, nekünk csak egy Enterrel jóvá kell hagyni.

Könyvelési blokk:

Dátum (teljesítés dátuma) az eddig megismertek szerint.

Bizonylatszám: itt felajánlja a program a számlaazonosítót (ha számláról van szó), amit

tetszés szerint elfogadhatunk, vagy elvethetünk.

Eszköz: ha kell csillag+Enter és a listából berántani az adatmezőbe. Itt kell megadni az eszköz leltári számát, amelyre a könyvelési bizonylat vonatkozik.

Az eszköz megnevezését a leltári szám melletti mezőben automatikusan megjeleníti a program.

Ha ezzel végeztünk, akkor következhet a bizonylat kontír sorának, sorainak rögzítése a

könyvelési táblázatba. Insert billentyű vagy bevitel gomb és a következő ablak ugrik

fel.

Ide be kell írnunk a szállítói főkönyvi számot, az ellenszámlát, az összeg és ÁFA adatokat

valamint (esetleg) a gyűjtő kódokat és az esemény leírást.

Ez utóbbiak csak akkor használandók, ha alkalmazunk a rendszerben gyűjtőkódokat.

A nettó összeg sorát fogja bekódolni velük a rendszer.

Amennyiben kitöltöttük az eszközcsoportoknál a megfelelő kontírozási adatokat, akkor azokat itt azonnal felajánlja a program. (ezen kivül lehet használni még könyvelési sablonokat is)

A főkönyvi számok felvitele ellenőrzötten történik, azaz addig nem enged tovább a program, amíg valós főkönyvi számot nem adunk meg. Segédképeryőt vehetünk igénybe (csillag karakterrel, vagy a mellette levő gombbal) A főkönyvi számok alatt megjelenik a számla neve és forgalma, valamint egyenlege is.

Az ÁFA kód felvitele szintén ellenőrzött, az ÁFA törzsből a program ismeri az ÁFA kulcsot valamint a hozzá tartozó főkönyvi számot (ha ezeket nem adtuk ott meg, akkor pótoljuk !) tehát minden adott a kontírozáshoz.

(nettó) összeg: Numerikus adat, csak akkor ne töltsük ki, ha (csak pénztári soroknál)

a számla bruttó összegét ismerjük és az ÁFÁ-t is visszafelé kell számolni.

Ebben az esetben a bruttó adatmezójébe vigyük be az adatot és a nettó, valamint az ÁFA

összeg adatmezőt is kiszámolja és kitölti a rendszer.

Általában azonban előrefelé kell számolni az ÁFA-t tehát a nettó és az ÁFA kód beütése

után a kiszámolt áfa összeget jóváhagyva máris a bruttó összeg mezőjére léphetünk, ami

szintén automatikusan számolódik, tehát sok dolgunk nincs vele.

Itt általában vége is a bizonylatsor rögzítésének, mivel a többi adat opcionális. Ha 'Home'

billentyűt ütünk, vagy 'Rendben' gombot nyomunk, a sor bekerül a táblázatba.

Amennyiben 'devizás' (export-import) műveletről van szó, akkor be kell írni az adott devizanemet (lehúzható lista segítségével) és a deviza összegét is.

Ezzel a tétel automatikusan bekerül a devizakönyvelési állományba és a későbbiekben az odatartozó feldolgozásokban meg fog jelenni.

A felugró kontirozó ablak jobb oldalán az adott bizonylattípushoz tartozó könyvelési sablonok láthatók. Amennyiben ezeket előzőleg feltöltöttük, akkor jó esetben az összeg bevitelén kivül semmi más dolgunk nincs, hiszen a sablonra kattintva a táblázatban, bal

oldalon megjelennek az előre beírt kontír értékek. Ha például van egy előre szerkeszett 'eszközvásárló' sablonunk, akkor a számlaszám mezőben a kattintásra megjelenik a 4541,

az ellenszámlában az 161, az ÁFAkódnál a 08 stb... és ezután tényleg csak az összeg beírása van hátra (plussz két Enter)

A sablonokat nem kötelező teljesen kitölteni. Ha például nem adunk meg benne ellenszámlát (mert az változhat) akkor a rendszer az első nem kitöltött mezőre ugrik,

azaz az ellenszámlára és nem az összegre. A sablonba beírt adatok viszont maradéktalanul megjelennek. A sablon esemény mezőjébe bevitt szöveget a program automatikusan kiegészíti a partner nevével.

A sablonok használata erősen ajánlott, hiszen jelentősen felgyorsíthatja az adatfelvitelt !

A sablonokat a sablonkezelővel teljes mértékben a saját igényeink szerint alakíthatjuk ki.

A könyvelési táblázatba tetszőleges számú bizonylat sor kerülhet. Több bizonylat sorra akkor van szükség, ha például egy számlán több ÁFA kulcs szerepel. Ilyenkor kulcsonként egy sort viszünk fel, ahol a főkönyvi számla és ellenszámla mindig ugyanaz, csak az ÁFA kód változik és természetesen a hozzá tartozó összegek is.

Amennyiben rögzítettük a táblázat sorát-sorait, akkor a táblázat alatti nagy 'Tárolás' gombra, vagy 'Home' billentyű leütésére a bizonylat immár könyvelési állományba kerül.

.

Az akasztófa-nézet képe:

Ugyanígy működik a vevői valamint az import-export bizonylattípus esetén is az

adatfelvitel. Import-export esetében a kontírozás kicsit más, hiszen ott fizetendő és levonható ÁFA is lehet, tehát a rendszer ÁFA kóddal látja el a számla (454) és ellenszámla sorát is, első esetben fizetendő, második esetben levonható ÁFA kódot használ. A könyvelési táblázat kitöltése során rá is kérdez a rendszer  (kötelezően) a levonható ÁFA kódjára import esetén.

Ilyenkor természetesen könyvelődik a 466 és a 467 sora is.

Példa egy eszköz kivezetési műveletre:

A minta állományban levő 'rotációs lézer' nevű eszközt vezetjük ki.

Válasszuk a bruttó érték kivezetés bizonylattípust, töltsük ki az alapadatokat (dátum, bizonylat, eszköz) majd a kontír táblát elindítva a rendszer fel is ajánlja az eszköz bruttó értékét.

Ezután még ne tároljuk a tételt, hiszen az écs kivezetését is el kell intézni. Ezen az eszközön

csak terv szerinti écs van, tehát vezessük azt ki. Válasszuk a terv szerinti écs. kivezetése bizonylattípust. Az alapadatokat nem kell újra kitölteni, így hívhatjuk megint a kontír táblát.

Itt az eddig rögzített écs. összegét ajánlja fel a program.

Ezt elfogadva és rögzítve a tárolás előtt a következő képet kapjuk:

Vagyis egy tételen belül rögzítettük a kivezetés mindkét bizonylat sorát és ezután már indulhat a tárolás. (Home billentyű, vagy tárolás gomb)

Pénztári könyvelésnél csak a könyvelési és a táblázat blokkot kell kitölteni. A könyvelési táblázat kitöltése során fgyeljünk a nettö és bruttö összegek helyes használatára, vagyis, ha csak bruttö összeget tartalmaz a számla, akkor a nettót hagyjuk üresen, a program visszafelé is kiszámolja az Áfát és visszafelé is kitölti a nettöt.

Természetesen ezt is megtehettük volna sablon segítségével, de a megfelelő sablon, mintaadatállományunkban még nincs elkészítve.

Renben gomb (Home) után a következő képet kapjuk:

Tehát itt is három sort könyvelt a program. ÁFA köddal ellátva a nettó, azaz a 46000 Ft sora lett, míg 'benaplózva' a nettó és az ÁFA sora.

Nincs más hátra könyveljük le tételünket. Home billentyű, vagy kattintás a nagy 'Tárolás' gombon és jön a kérdező ablak.

Amennyiben nem írunk be semmit, akkor a tétel a következő, azaz 354-es sorszámot kapja, ha beírunk valamit (ez általában nem javasolt) akkor a beírtat. Vigyázat, ha beírunk valamit és az a sorszám már létezik, akkor a sorok hozzáíródnak a már meglevő tételhez.

Home billentyű, vagy kattintás: a tétel a megadott sorszámon tárolásra kerül, az átmeneti állomány kiürül és jöhet a következő. Ez természetesen ennél sokkal gyorsabban történik a valóságban.

Könyvelhetünk vegyes bizonylatot is itt a bizonylati részben, ekkor a tartozik és követel számlát kell megadnunk (illetve ha többsorosat könyvelünk, akkor számlákat) és a rendszer előállítja a könyvelési sorokat.Ez a legegyszerűbb, képet nem is mutatunk róla. Fontos még, hogy ebben az esetben az esetlegesen használt partnerkód (nem ajánlott) és gyűjtőkódok a tartozik könyvelési sorra kontírozódnak. Vegyes bizonylat használata esetén a számla fejléc természetesen inaktív, továbbá inaktív a táblázatban az ÁFA rész is.

Ha egy pénztári bizonylathoz több művelet kapcsolódik (számla, egyéb) akkor is lekönyvelhetjük egy sorszám és bizonylatszám alatt az egészet. Minden egyes művelet után rögzítsük a sorokat az átmeneti állományba, majd ne tároljunk véglegesen, hanem ugorjunk vissza az adatbevitelbe és ugyanazon bizonylatszám mellett jöhet a következő művelet.

A szállító, vevő és import esetén célszerű minden egyes számla után véglegesen tárolni,

hogy külön könyvelési sorszám alatt legyenek visszakereshetők.

lásd még:   Általános kezelési útmutató

              Működési jellemzők