Alapos használatba vétel és működtetés           

A telepítés és regisztráció után érdemes időt szánni arra, hogy végiggondoljuk a rendszer működtetésének alapkérdéseit, mivel a későbbiekre nézve sok időt és energiát takaríthatunk meg, ha az első lépéseknél nem választunk olyan beállításokat, amelyeket a későbbiekben vissza kell vonnunk, át kell szerveznünk. (Ilyen mindig adódik, de a számát minimalizálni kell)

Üzembehelyezési preferenciák:

- Gondoljuk át, hogy adatkönyvtárainkat, hová akarjuk elhelyezni, a helyi gépre, vagy hálózatra (ajánlott a 100 Mbit-es sebesség) Akárhová tesszük is őket, lehetőleg egy adatfőkönyvtárból nyíljanak, vagy nagyon nagy cégállomány esetén évenként nyissunk egy adatfőkönyvtárat.

A rosszul megválasztott adatallokáció a későbbiekben, a Működési jellemzők fejezetben leírtak szerint, alapos odafigyelés mellett korrigálható.

Ezután nyissuk meg a könyvelni kivánt cégek adatkönyvtárait az adat főkönyvtárban,  majd minden cég esetében adjuk meg a felhasználói alapadatokat. (Beállítások menü)

Célszerű egy 'Minta2007' vagy egyéb nevű céges adatkönyvtárban létrehozni a mintának tekintendő számla, partner, ÁFA, és gyűjtő kódtörzseket, hogy ezeket a későbbiekben  a megfelelő helyre másolással megtakarítsuk az állandó törzsadat rögzítést. (A napló,  gazd. esemény, pénznem, fizetési mód, sablon törzsek 'közösek', az összes adatkönyvtárban használhatók.) Természetesen a törzsadat másolások az 'éles' adatkönyvtárakból is lehetségesek, de könnyebben kezelhetők egy helyről.

- A számlatörzs kialakítása során a számlacsoportok felvitelénél figyeljünk arra, hogy minden számlacsoportot rögzítsünk, amelyet a kivonatban látni akarunk, ennél többet azonban nem. A számlatörzs tartalma csak a mérleg, eredménykimutatás és a stat. mutatószámok esetében várja el a szakmai ajánlásokhoz való közelítést.

- Az ÁFA kódtörzs kialakítása lehetőleg kövesse az adóbevallási nyomtatvány szerkezetét. A kód legyen rövid, akár 01-től 99-ig is lehetséges a megadása.

- A partner kódtörzs esetében szintén a lehetőleg rövid kód (első számjegyében a vevő vagy szállítói típusra utalva) de még inkább a rövid megnevezés a fontos, mivel ezt lehetőség szerint szerepeltetni kellene a gazdasági esemény leírásában.

A szállítóként és vevőként is jelentkező partnert mindkét szerepkörében ajánlott

rögzíteni. Ajánlott a partnerek egyéb adatainak megadása (pld a cím, adószám stb..)

- A gyűjtő kódok alkalmazását szintén előre át kell gondolni, mivel az utólagos adatbevitel, vagy módosítás meglehetősen fáradtságos. Azon, kissé nagyobb vállalkozások esetében javasoljuk használatukat, ahol az elsődleges számviteli információknál többre van szükség és valamilyen kalkulációs vagy költség, esetleg bevétel elkülönítési igény jelentkezik.

Természetesen a törzsállományok a könyvelés menetében jelentősen bővülhetnek, így nem várható el az előzetes teljes körű adatfelvitel. Az esetleg rosszul megválasztott törzsadat-szerkezet év közben is módosítható 'Kötegelt adatcsere' menüponttal.

- Fontoljuk meg, hogy szükséges e biztonsági korlátozásokat bevezetni. Ha igen, például a kezelők gyakorlatlansága, vagy hozzáférési okok miatt, akkor a 'programkezelők' menüpontban adjunk az 'admin'-nak jelszót, majd vezessük fel a felhasználókat és szabályozzuk jogosultságaikat.

Működési preferenciák:

- Gondoljuk végig és szisztematikusan használjuk a pénzügyi azonosító (számla azonosító) adatot. (Javasolt a partnerkód/számlasorszám kombináció)

- A könyvelés során csak a számlák és a halasztott fizetésű műveletek esetén használjuk a könyvelési sor 'számla' részének adatait.

- Amennyiben képernyőfelbontása eltér a megkivánt 800x600-as felbontástól, akkor a  program átállítja azt, majd a rendszer használatának befejezése után az eredeti felbontás visszaállítható.

- A könyvelés során jelentősen gyorsíthatja az adatbevitelt, ha a gép óráját a rögzítés időtartamára visszaállítjuk a könyvelt hónapra, hiszen a dátum mezők esetében ekkor  csak a napot kell megadni.

- Használjuk gyakran a grafikai megjelenítéseket, az esetleges kontírozási hibák

kiszűrésére.

- A géptől való hosszabb távollét esetén legalább a rendszer főmenűjébe térjünk vissza.

- Biztonsági mentéseinket legalább három példányban készítsük (nem egyidőben) és  minden 'rizikósnak' tekinthető művelet előtt végezzük el azt.

- Amennyiben számszaki zavart észlelünk végezzünk teljes újraszámolást, ha pedig adatsérülésre gyanakszunk akkor újraindexelést.

- A szervízprogramok műveletei közül figyeljünk azokra, melyek hálózatos üzemmód   esetében megkivánják az exkluziv hozzáférést.

- A feljegyzések-észrevételek elavulttá vált bejegyzéseit időközönként ajánlott törölni.

- A különböző törlési, másolási, áthelyezési műveleteket lehetőleg gyakorlottabb

munkatárs végezze, ha nem vagyunk biztosak egy művelet eredményében, akkor  mindenképpen készítsünk előtte biztonsági másolatot az adatállományról.