Rovattörzs           

A Processben található rovattörzs igyekszik egy általánosan használható sémát adni, ami mind a naplófőkönyvet, mind a pénztárkönyvet vezetőknek megfelelhet Ez nyilván csak igyekezet lehet, hiszen a gyakorlatban szükséges adatok elég nagy szórást mutatnak.

A rendszerben levő rovattörzs módosítható, de azt ajánljuk, hogy ezt csak a konkrét rovatok esetéban tegye. (Ezek akár törölhetők is és más számmal és névvel újrafelvihetők)

Rovatcsoportok szintjétől legfeljebb csak a megnevezésben eszközöljön változtatásokat, mivel a különböző kimutatások, egyeztetők, listák ezen rovatcsoportokkal és osztályokkal

dolgoznak !!!

Ezek közül csak akkor töröljön, ha semmiképpen nem fogja használni őket !

(Erre a rendszer figyelmeztet is)

Kérjük olvassa ezt a részt figyelmesen, mivel számos  programkezelési alapvetés

csak itt kerül részletes ismertetésre (nyomtatás, szűrés stb..) a dokumentáció későbbi részeiben csak hivatkozunk erre !!!

A rovattörzs kialakításánál csak olyan rovatcsoportokat vigyen fel az eddigiekhez, amelyeket,  viszont szeretne látni a főkönyvi kimutatásokban, ugyanis ott pontosan így fognak megjelenni (a 0 értékűek kivételével) A rovatcsoportoknak nem kell azonos összegfokozatúaknak lenniük.

A karbantartó programrész képe:

A képernyőn látható a gördíthető listabox a már említett piros, zöld, szürke, kék

színű bejegyzésekkel, (rovat száma, megnevezése) mellette látható az adott

főkönyvi rovat forgalma szintén a megfelelő szinekkel, a rovat tipusa, ami

rovat, rovatcsoport, illetve rovatosztály lehet, emellett pedig a könyvelést segítő adatok vannak az adott rovatra vonatkozóan, nevezetesen, hogy az adott rovatra könyvelve kötelező illtve nem kötelező az egyéb kódok megadása (ÁFA, partner, gyűjtő1-2)

A listabox felett jobbra egy grafikus gomb kisegítő információk grafikus megjelenítését teszi lehetővé a főkönyvi számlákkal kapcsolatban. Nézzünk egy példát ismét

erre grafikonra kattintva:

Természetesen ezek csak kiegészítő információk, de talán nem teljesen haszontalanok.

Folytassuk tovább a karbantartó képernyővel. A listabox alatt egy összesítés látható a

főkönyvi rovatok mennyiségére vonatkozóan, alul a menüsorban pedig lehetőség van a rovatállomány exportálására Microsoft Excelbe (Excel'98 vagy későbbi változat) vagy CSV állományba továbbfeldolgozás céljára.

Ezek felett egy kapcsoló (check box) láthatö, melynek beixelésével azt lehet kérni a prog-

ramtól, hogy a listaboxban csak azon rovatok jelenjenek meg, amelyeken forgalom mu-

tatkozik, jelentősen csökkentve ezzel az egérgörgető, illetve a fel, le nyilak kopását.

A jobb alsó részen egy total összesítő található, minden főkönyvi rovat összesített

forgalmával. A képen látható példa esetében a könyvelés számszakilag helyesnek tűnik,

hiszen a 0-9 rovatosztály összegyenlege 0. Ezek a számok a programrészbe lépve

aktualizáltan (online) újraszámolódnak, tehát mindíg a legfrissebb helyzetet mutatják.

Nézzük tovább a monitor bal alsó részén látható karbantartó menüsorral.

Az Új adat, módosítás, törlés gombok a főkönyvi rovatok felvitelét, változtatását illetve

feleslegességük esetén törlését teszik lehetővé.Adatbevitel kezdeményezése az 'Új adat'

gombra kattintással, vagy Insert billentyú leütésével lehetséges.

Új adat felvitele:

Mint látható csupa olyan adatot kér a rendszer, amiről az előbb már szó volt. Csupán a felső két mezőt kell billentyűzni, az alatta levő adatok egérrel kijelölhetők a jelölőkörbe történő kattintással. Ezek természetesen vezérelhetők billentyűről is a fel,le,jobbra,balra nyilakkal.

Az adatbevitel nyugtázása a 'rendben' gombbal történik, vagy - mint felette látható- a Home billentyű leütésére is tárolva lesznek az adatok.

A módosítás kezdeményezése többféle lehet. Legegyszerűbb, ha a megfelelő rovatsorra duplán kattintunk a listaboxban. alternatív megoldás a kék sávnak a kivánt számlára állítása majd az alsó menüsoron a módosítás gombra kattintás. Billentyűről: Tab-bal a listaboxra állunk, ott a nyilakkal a megfelelő számlára pozicionálunk, azután Entert ütünk és ismét az adatbevitel képernyője jelentkezik, ahol elvégezhetjük a módosítást.

Rovatszámot csak abban az esetben lehet módosítani, ha nincs még rajta forgalom,

az összes többi adat módosítása korlátozások nélkül lehetséges.

A törlés esetében ugyanez a helyzet, csak forgalommentes főkönyvi rovat esetén engedélyezett.A törlést egy biztonsági kérdés után hajtja végre a rendszer.

Az 'új adat' gomb feletti sárga pozíció felirat adatmezőjébe írt adattal gyors pozicionálást

lehet végezni. A listában oda ugrik a vezérlés, ahová itt kérjük tőle. Ez az adat lehet egy

konkrét számlaszám, de rovatszám részlet is. A bevitelt Enterrel, vagy Tab-bal nyugtázhatjuk.

Térjünk át a jobb alsó részen látható menügombokra. A nyomtatás egy tetszőleges főkönyvi rovat intervallumot küld nyomtatásra. Képe:

Mint látható a 111 - 4311 intervallumot adtuk meg, azaz csaknem a teljes 1.-4. rovatosztályt

A nyomtatáshoz segédképernyöt vettünk igénybe - a nyomtatási intervallum beíró képernyőjén az adatmezők mellett látható vöröses gombot megnyomva éa azokon duplákat kattintva a kiválasztáshoz. Erre természetesen már egy közepesen gyakorlott könyvelőnek sincs szüksége, hiszen a számokat azonnal 'fejből' beírja.

A nyomtatás gombra kattintva a következő nyomtatás-előnézeti kép tárul elénk:

A nagyítást lapszélességűre állítottuk, hogy ebben a doumentumban látható legyen, eredetileg feleekkorával jelentkezik be a program. A képernyő felső részén látható nyomtató ikonra kattintva azonnal megindítható a nyomtatás, amelynek eredménye ugyanilyen lesz nyomtatott formában is. A mellette látható nagy piros X a kilépést szolgálja nyomtatás nélkül, az emellett levő nagyítóval pedig az elönézeti kép akár 300 %-osra is nagyítható. A sor és oszl(op) melletti nyilakkal az előnézeti képen látható oldalak száma növelhető, illetve csökkenthető horizontális és vertikális irányban. A legfelső sorban levő menűben ugyanezek a funkciók megtalálhatók és

ezen kivül még kijelölhető a nyomtatandó tartomány is. (oldaltól... oldalig...)

Folytassuk a szűrés menüpont (gomb) elemzésével, melyet szintén csak itt tárgyalunk részletesen, a programban számos helyen beépítettük, de működése mindenhol hasonló.

Alapvető funkciója, hogy a listaboxban levő adatok közül csak azok legyenek láthatóak, melyeket a szűrési feltételekben meghatároztunk. A gombra kattintva a következő szűrőképernyő ugrik a monitor előterébe:

A szűrőképernyő három oszlopra tagolódik. Az elsőben a kivánt adatmező határozható meg egy legördülő listából. Esetünkben a rovatszámot kértük első és második szűrőfeltételnek

Azaz a rovatszám legyen nagyobb= '4'-nél, de kisebb= '49999' tehát a 4-es rovatosz-

tályba tartozzon. A második oszlopban az operátor határozható meg, ami ilyen egyszerű szűréseknél: 'Tartalmazza', 'Kezdődik', '=', 'Nem=', '>=' és '<=' lehet szintén legördülő listából kiválasztva. A harmadik oszlopba kattintva nincs legördülő lista, egy sima adatmezőbe kell beírni az összehasonlítási értéket.(értékeket)

A Rendben gombra kattintva tizedmásodperc alatt jelentkezik az eredmény a lista-

boxban. A következő 142 rovatunk maradt:

Ugyanezt az eredményt adta volna egyszerűbben ha a rovatszám mellé operátornak azt választottuk volna, hogy 'Kezdődik' '4' vagyis négyessel kezdődik, mert akkor egy sorban úsztuk volna meg az egészet, hiszen négyessel kezdődő rovatszámok tényleg csak a 4-es számlaosztályban vannak.

A szűrőképernyőn két gombsor található.  A fenti a konkrét adatok manipulálására szolgál

vagyis az aktuális sort törli, módosítja, az alsó hatása az egész szűrési képernyőre kiterjed.

A szűrés gombja felett látható élénk kék felirat azt jelzi, hogy aktív szűrőnk van érvényben

és annak kikapcsolásáig az adatállománynak csak egy része látható. Kikapcsolni a szűrést a szűrőképernyő ismételt előhívásával, és azon a törlés gomb megnyomásával lehet, ami után helyreáll az eredeti állapot, tehát mind a kétszáz-egynéhány számla és azok összegyenlege jelenik meg.

A fenti példák mind kipróbálhatók a mellékelt próba adatállományon, hiszen mi is abból készítettük őket.

Elhibázott szűrési feltételek megadása esetén a program hibaüzenetet ad, a listabox

üressé válik (hiszen nem talált a keresési kifejezésnek megfelelő eredményt)

Ekkor azonnal hívjuk meg újból a szűrési képernyőt és az alsó 'töröl' gombbal távolítsuk

el a kifejezéseket. A szűrés törlődik, a listaboxba visszatérnek az adatok.

(Számmezőkben ne keressünk neveket, dátumokat mindig pontosan határozzunk meg stb..)

A 'kilépés' (Esc) menűpont tárgyalásától e kimerítő fejezet végén eltekintünk.

lásd még:   Általános kezelési útmutató

              Működési jellemzők