Működési jellemzők           

Mint már említettük a rendszer a c:\process\egyszer könyvtárban működik, de adatkönyvtárai a gépen, hálózaton bárhol elhelyezhetők. Az adatkönyvtárak elhelyezkedését az új könyvelések létrehozásánál határozhatjuk meg, amikor is kötelező megadni az adat főkönyvtár útvonalát. Ez azt a könyvtárat jelenti, amelyből az adott könyvelésünk adatalkönyvtára megnyílik. Tehát például, ha létrehozunk egy új könyvelést, amelynek a rövid neve "kisskft", könyvelt éve a "2004", adatfőkönyvtára a "c:\adat", akkor az adatállományok a "c:\adat\kisskft2004\" alkönyvtárban lesznek elhelyezve. Célszerű a továbbiakban az új könyvelések létrehozásánál mindig ezt a "c:\adat" adatfőkönyvtárat megadni, hogy az egyes könyvelések adatállományai ne szétszórtan legyenek a merevlemezen. (bár természetesen ez is megengedett)

Haladó felhasználóknak jegyezzük meg (csak azok próbálják meg, akik gyakorlottabbak állományok és könyvtárak mozgatásában) hogy ezek a könyvtárak a későbbiekben is áthelyezhetők, átnevezhetők. A lényeg az, hogy a cégválasztásnál nyíló ablak cégadatainál, ahol az elérési útvonal generálódik, az adatok mindig a

              "adat főkönyvtár" + "cég rövid név" + "könyvelt év"

alkönyvtárra mutassanak.

Tehát ha a "kisskft2004" alkönyvtárat átmozgatjuk a "c:\adat"-ból a "d:\újadat"-ba, akkor a céglistából először töröljük a régi bejegyzést. (fontos, hogy az átmozgatás előbb történjen meg, mivel különben a rendszer fizikailag is törli az alkönyvtárat - ha nem találja, akkor csak a céglista bejegyzést törli) Ezután hozzuk létre az új elérési adatok bejegyzését (új könyvelést) a céglistában. A rövid név marad "kisskft", az év is "2004" marad, egyedül az

adatfőkönyvtár változik, mégpedig "d:\újadat"-ra. A rendszer észreveszi, hogy létezik már ilyen alkönyvtár,(az átmozgatás során létrejött) tehát nem hozza létre "újként", hanem csak a céglistában vezeti fel. (az elérési útvonal "d:\újadat\kisskft2004" lesz)

Az adatállományok legfőbb jellemzője, hogy ha egy adott helyen a rendszer megtalálja őket, akkor megnyitja - ha nem, akkor üres állományként létrehozza azokat.

Ezekben az adatalkönyvtárakban a cég adott évének specifikus adatai találhatük, a különböző törzsadatok, beállítások és a könyvelés. A többi adatállomány - ezek többnyire kivonatok, összesítések, kimutatások, segédállományok - a "c:\process"-ben helyezkednek el. Itt a műveletek során folyamatosan felülíródnak, újragenerálódnak - mentésük nem szükséges.

Ha tehát a cég könyvelését akarjuk a programétól eltérő módszerrel (CD, DVD, mágnesszalag, egyéb) menteni, akkor az adat alkönyvtárak tartalmát kell ezekre a

mágneses adathordozókra átmásolni.

Hálózatos működés esetén a programot minden munkaállomásra installálni kell ("c:\process\egyszer" könyvtár) az adatok pedig a fentiek szerint a hálózat bármely részén

elhelyezhetők és a munkaállomásokról korlátozás nélkül megnyithatók, módosíthatók - természetesen a konkurrens üzemmód szabályai szerint. Ha tehát az egyes munkaállomások ugyanazt a könyvelést használják egyidőben, akkor az egész adatállományra kiható műveletek elvégzését (újraindexelés, törlés, másolás stb..) megfelelő módon egyeztessék és egy kijelölt munkaállomásról végezzék. Erre a program figyelmeztet is a megfelelő helyeken, valamint a zárolásokat a rendszer biztonsága érdekében elvégzi. A hagyományos funkciók (könyvelés, kivonatok, összesítések, karbantartások, kartonok stb..) egyidejű hozzáférésére ilyen jellegű korlátozások nincsenek.

A cég adatállomány a munkaállomáson található, tehát ha több munkaállomásról

akarják használni például a KissKft 2002. évi könyvelését és az egyik G:, a másik

pedig H: meghajtóként látja ugyanazt a hálózati meghajtót, akkor mindkettónek meg kell nyitni (új adat opcióval létre kell hozni), de az adat főkönyvtár egyik esetben G: (G:\ADAT vagy egyéb), másik esetben H: (H:\ADAT vagy egyéb) lesz.

A létrejövő alkönyvtárak útvonalnevei: G:\Kisskft2002, H:\Kisskft2002 stb..

Könyvelés törlése esetén azonban bármelyik munkaállomás fizikailag is törli a hálózati eghajtón levő adatokat, tehát ezt alapos megfontolás után kezdjük meg !

A hálózati jogosultságok, hozzáférések kezelését a hálózat adminisztrátorának kell elvégezni, a 'Process'-el kapcsolatos jogosultságok ebben az esetben a munkaállomások szintjén intézhetők.

A C:\PROCESS\EGYSZER könyvtárban található adatállományok

A helyi  adatkönyvtárban található adatállományok

Az adatbázisok tesztelése során a következő futási időeredményeket kaptuk egy Pentium II. 800 Mhz-es gépen 160 Gb merevlemez, nem hálózatos mód, 49.000 könyvelési sor esetén. (Ez egy kb. 2002. évi technikai szinvonalú gépet jelent)

    feldolgozás           időtartam (perc)

Ez természetesen a gép és a hálózat sebességétől és beállításától függően igen jelentősen eltérhet. Egy ennél újabb gépkonfigurációval a fenti futási időtartamok a

töredékükre zsugorodhatnak.